Technische und logistische Unterstützung für Eventorganisation und Marketing

Technische und logistische Unterstützung für die Organisation und Durchführung von spezialisierten und öffentlichen Veranstaltungen, die Entwicklung professioneller Gemeinschaften, Informations- und Werbekampagnen, Social-Media-Management, Mediaplanung, Bereitstellung von Werbematerialien und Verbrauchsgütern sowie die Schaffung einer Online-Community zur Popularisierung des Projekts Nr. 101250707 BRAIN++ im Rahmen des Programms „Horizont Europa“. Die Leistung umfasst die Organisation und Durchführung von zwei Event-Typen: Typ A (große Veranstaltungen wie Konferenzen, Foren, Hackathons) mit voraussichtlich 11 Veranstaltungen und mindestens 100 Teilnehmern pro Veranstaltung, wobei bis zum 30.11.2026 600 Teilnehmer und bis zum 30.11.2028 mindestens 5.000 Teilnehmer erreicht werden sollen. Typ A Veranstaltungen werden vollständig vom Auftragnehmer organisiert, inklusive Kommunikation, Medienberichterstattung, Werbematerialien, Catering, Bereitstellung von Referenten und Moderatoren, Gästelisten, Filmaufnahmen, technischer Ausstattung, Logistik, Bühnen- und Tontechnik. Typ B (kleine Veranstaltungen wie Konferenzen, Foren, Wettbewerbe, Webinare, Networking, Seminare, Diskussionen) mit mindestens 42 Veranstaltungen und 20 bis 100 Teilnehmern pro Veranstaltung, wobei insgesamt mindestens 3.000 Teilnehmer erreicht werden sollen. Der Vertrag gilt als erfüllt bei Erreichen von insgesamt mindestens 8.000 Teilnehmern beider Event-Typen. Die Leistungen umfassen Eventplanung, -organisation und -koordination, Teilnehmerregistrierung und -verwaltung (inkl. elektronischer Plattform), technische Ausstattung und Logistik (Audio-visuelle, Präsentations-, Beleuchtungs- und weitere technische Ausrüstung), Bereitstellung von Referenten und Moderatoren, Filmaufnahmen, Mediaplanung und -berichterstattung, Social-Media-Management und Werbekampagnen, Erstellung und Bereitstellung von Werbe- und Informationsmaterialien sowie Verbrauchsgütern, Aufbau und Pflege einer Online-Community. Die Veranstaltungen finden in der Republik Bulgarien statt, über 80 % davon in Sofia. Die Anmietung von Räumlichkeiten/Sälen ist nicht Teil des Auftrags; der Auftragnehmer kann Vorschläge für geeignete Räumlichkeiten unterbreiten. weitere Positionen laut Vergabeunterlagen.

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