Was ist ein Aufklärungsgespräch?
Ein Aufklärungsgespräch ist ein Gespräch zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Bieter während der Angebotswertung. Es dient der Klärung von Unklarheiten oder Widersprüchen im Angebot, ohne den Angebotsinhalt zu verändern.
Rechtliche Grundlage
- § 15 VgV für EU-Vergaben (Liefer- und Dienstleistungen)
- § 15 EU VOB/A für EU-Bauvergaben
- § 14 UVgO für Unterschwellenvergaben
Zweck des Aufklärungsgesprächs
Das Aufklärungsgespräch kann verschiedene Zwecke verfolgen:
- Angebotsaufklärung: Klärung mehrdeutiger Formulierungen oder widersprüchlicher Angaben
- Preisaufklärung: Überprüfung ungewöhnlich niedriger oder hoher Preise
- Technische Aufklärung: Verständnisfragen zu technischen Lösungskonzepten
- Eignungsaufklärung: Klärung von Fragen zur Leistungsfähigkeit des Bieters
Grenzen des Aufklärungsgesprächs
Das Aufklärungsgespräch hat klare Grenzen:
- Keine Nachverhandlung: Es darf nicht zu Preisverhandlungen oder inhaltlichen Änderungen des Angebots kommen
- Kein neues Angebot: Der Bieter darf sein Angebot nicht nachträglich verbessern
- Gleichbehandlung: Alle Bieter müssen gleich behandelt werden – selektive Aufklärungsgespräche können den Wettbewerb verzerren
- Dokumentation: Das Gespräch muss im Vergabevermerk dokumentiert werden
Ablauf
- Aufforderung: Der Auftraggeber fordert den Bieter schriftlich zur Aufklärung auf
- Fristsetzung: Eine angemessene Frist für die Beantwortung wird gesetzt
- Durchführung: Das Gespräch findet mündlich oder schriftlich statt
- Dokumentation: Inhalt und Ergebnisse werden protokolliert
- Bewertung: Der Auftraggeber berücksichtigt die Aufklärung bei der Angebotswertung
Aufklärung bei ungewöhnlich niedrigen Preisen
Besonders relevant ist die Preisaufklärung nach § 60 VgV: Wenn ein Angebot ungewöhnlich niedrig erscheint, muss der Auftraggeber den Bieter zur Preisaufklärung auffordern, bevor er das Angebot ausschließen darf. Der Bieter erhält die Chance, seine Kalkulation zu erläutern.
Praxistipp
Bieter sollten Aufklärungsgespräche ernst nehmen und sorgfältig vorbereiten. Eine unzureichende oder widersprüchliche Aufklärung kann zum Angebotsausschluss führen. Gleichzeitig ist es eine Chance, Stärken des Angebots zu verdeutlichen.