Was ist Agile Vergabe?
Agile Vergabe bezeichnet den Ansatz, agile Entwicklungsmethoden (Scrum, Kanban, SAFe) in öffentliche Beschaffungsprozesse für IT-Projekte zu integrieren. Ziel ist es, die starre Wasserfall-Logik klassischer Vergabeverfahren durch iterative, flexible Strukturen zu ersetzen – ohne dabei die vergaberechtlichen Grundsätze zu verletzen.
Warum agile Vergabe?
Klassische IT-Vergaben folgen einem Wasserfall-Modell:
- Detailliertes Lastenheft → 2. Ausschreibung → 3. Festpreisangebot → 4. Umsetzung → 5. Abnahme
Probleme dieses Ansatzes bei IT-Projekten:
- Anforderungen ändern sich während der Projektlaufzeit
- Detaillierte Spezifikationen sind bei innovativen Projekten unmöglich
- Starre Festpreismodelle führen zu Change-Request-Eskalationen
- Hohe Scheiterquote bei großen öffentlichen IT-Projekten
Rechtliche Grundlagen
| Rechtsgrundlage | Relevanz für agile Vergabe |
|---|---|
| § 119 GWB | Verhandlungsverfahren und wettbewerblicher Dialog |
| § 14 Abs. 3 VgV | Verhandlungsverfahren bei nicht hinreichend genau beschreibbarer Leistung |
| § 17 VgV | Wettbewerblicher Dialog für komplexe Projekte |
| EVB-IT Vertrag | Standardvertragstypen für IT-Beschaffung |
| § 21 VgV | Leistungsbeschreibung – funktionale Beschreibung erlaubt |
Vergaberechtskonformität
Agile Vergabe ist vergaberechtskonform, wenn folgende Grundsätze beachtet werden:
Transparenz:
- Bewertungskriterien sind vorab definiert
- Agile Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar beschrieben
- Sprint-Rhythmus und Artefakte sind vertraglich fixiert
Wirtschaftlichkeit:
- Time-&-Material mit Deckelung (Budget-Cap)
- Story-Point-basierte Aufwandsschätzung
- Definition of Done als Qualitätskriterium
Wettbewerb:
- Ausreichende Mindestanforderungen für Eignung
- Technische Präsentationen und Probesprints als Zuschlagskriterien
- Referenzprojekte mit agiler Methodik
Verfahrensarten für agile Vergabe
Verhandlungsverfahren (§ 14 Abs. 3 VgV):
- Geeignet wenn Leistung nicht hinreichend genau beschrieben werden kann
- Ermöglicht iterative Verhandlung über Lösungskonzepte
- Häufigste Wahl für agile IT-Projekte
Wettbewerblicher Dialog (§ 17 VgV):
- Für besonders komplexe Projekte
- Dialog über Lösungsansätze mit mehreren Bietern
- Finale Angebote basierend auf ausverhandelter Lösung
Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV):
- Wenn marktreife Lösung noch nicht existiert
- Entwicklung und Beschaffung in einem Verfahren
Vertragsmodelle
| Modell | Beschreibung | Eignung |
|---|---|---|
| Time & Material (T&M) | Abrechnung nach Aufwand | Hohe Flexibilität, Budget-Risiko |
| T&M mit Cap | Aufwandsbasiert mit Deckelung | Balance zwischen Flexibilität und Sicherheit |
| Sprint-basiert | Festpreis pro Sprint | Planbarkeit bei iterativer Entwicklung |
| Rahmenvertrag + Abrufe | Rahmenvertrag mit einzelnen Abruf-Sprints | Langfristige Zusammenarbeit |
| EVB-IT Dienstvertrag | Standardvertrag für IT-Dienstleistungen | Rechtssicherheit |
Best Practices
- Funktionale Leistungsbeschreibung statt detailliertem Lastenheft
- Product Backlog als lebendiges Anforderungsdokument
- Definition of Done als verbindliches Qualitätskriterium
- Sprint Reviews mit dem Auftraggeber als Abnahme-Mechanismus
- Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung
- Probesprint als Zuschlagskriterium (Qualitätsnachweis)
- Exit-Klauseln für geordnete Vertragsbeendigung
Herausforderungen
- Haushaltsmittel: Agile Projekte passen schlecht in feste Jahresbudgets
- Vergabeunterlagen: Balance zwischen Offenheit und Bestimmtheit
- Rechnungsprüfung: Nachweis der Wirtschaftlichkeit bei T&M
- Organisationskultur: Umdenken bei Auftraggebern erforderlich
- Rechtsschutz: Wenig Rechtsprechung zu agiler Vergabe
Patterno hilft
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