Was ist ein Verhandlungsverfahren?
Das Verhandlungsverfahren ist ein Vergabeverfahren gemäß § 17 VgV, bei dem der öffentliche Auftraggeber mit ausgewählten Bietern über die Angebote verhandeln kann. Im Gegensatz zum offenen und nichtoffenen Verfahren sind hier echte Verhandlungen über Preis, technische Spezifikationen und Vertragsbedingungen zulässig.
Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb
Das Vergaberecht unterscheidet zwei Varianten:
- Mit Teilnahmewettbewerb (Regelfall): Der Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung, Unternehmen bewerben sich, und nur geeignete Bewerber werden zu Verhandlungen eingeladen. Mindestens drei Bewerber müssen eingeladen werden (§ 51 Abs. 2 VgV).
- Ohne Teilnahmewettbewerb (Ausnahme): Nur in eng begrenzten Fällen zulässig, etwa wenn ein vorheriges Verfahren gescheitert ist oder bei besonderer Dringlichkeit (§ 14 Abs. 4 VgV).
Wann wird das Verhandlungsverfahren eingesetzt?
Das Verhandlungsverfahren ist besonders geeignet für:
- Dienstleistungen und IT-Projekte, deren Anforderungen erst im Dialog konkretisiert werden
- Beratungsleistungen, bei denen konzeptionelle Ansätze verglichen werden
- Komplexe Beschaffungen, die keine eindeutige Leistungsbeschreibung erlauben
- Gescheiterte Verfahren, wenn ein offenes oder nichtoffenes Verfahren keine geeigneten Angebote erbracht hat
Ablauf und Verhandlungsrunden
- Bekanntmachung und ggf. Teilnahmewettbewerb
- Erstangebote (indikative Angebote) der ausgewählten Bieter
- Verhandlungsrunden: Der Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über ihre Angebote. Dabei werden Zuschlagskriterien nach dem MEAT-Prinzip (Most Economically Advantageous Tender) angewendet – Preis ist nur ein Faktor neben Qualität, Konzept und Erfahrung.
- Finale Angebote (BAFO – Best and Final Offer)
- Zuschlagserteilung an das wirtschaftlichste Angebot
Patterno-HIT für Verhandlungsverfahren
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