Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online und ist ein EU-weites Netzwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten im öffentlichen Beschaffungswesen. PEPPOL ermöglicht es, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente grenzüberschreitend in einheitlichen Formaten auszutauschen.
Entstehung und Organisation
PEPPOL wurde ursprünglich als EU-Pilotprojekt (2008–2012) unter dem ICT Policy Support Programme entwickelt. Seit 2012 wird es von der gemeinnützigen Organisation OpenPEPPOL (Sitz in Brüssel) verwaltet und weiterentwickelt.
Meilensteine:
- 2008: Start als EU-Pilotprojekt
- 2012: Gründung von OpenPEPPOL
- 2014: EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung
- 2019: Verpflichtende E-Rechnung im Oberschwellenbereich in Deutschland
- 2020: Ausweitung auf alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland
- 2024: Zunehmende Verbreitung im B2B-Bereich
PEPPOL-Netzwerk
Das PEPPOL-Netzwerk funktioniert nach dem Vier-Ecken-Modell:
| Ecke | Rolle | Beispiel |
|---|---|---|
| Ecke 1 | Sender (z.B. Lieferant) | Unternehmen sendet Rechnung |
| Ecke 2 | Access Point des Senders | PEPPOL-zertifizierter Dienstleister |
| Ecke 3 | Access Point des Empfängers | PEPPOL-zertifizierter Dienstleister |
| Ecke 4 | Empfänger (z.B. Auftraggeber) | Öffentliche Verwaltung empfängt Rechnung |
Die Kommunikation zwischen den Access Points erfolgt über das AS4-Protokoll (eDelivery). Jeder Teilnehmer wird über eine PEPPOL-ID (basierend auf der Leitweg-ID in Deutschland) eindeutig identifiziert.
Unterstützte Dokumenttypen
PEPPOL standardisiert den Austausch verschiedener Geschäftsdokumente:
- Bestellungen (Order)
- Auftragsbestätigungen (Order Response)
- Lieferscheine (Despatch Advice)
- Rechnungen (Invoice / Credit Note)
- Kataloge (Catalogue)
- Wareneingangsanzeigen (Receipt Advice)
Das wichtigste Dokumentformat ist PEPPOL BIS Billing 3.0 für die elektronische Rechnungsstellung, basierend auf der europäischen Norm EN 16931.
Rechtsgrundlagen in Deutschland
Die Nutzung von PEPPOL ist in Deutschland durch folgende Vorschriften relevant:
- EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen
- E-Rechnungsverordnung (ERechV): Deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie
- § 4a ERechV: Festlegung des XRechnung-Standards als nationaler Standard (PEPPOL-kompatibel)
- Bundeshaushaltsordnung (BHO): Wirtschaftlichkeitsgebot bei der Beschaffung
PEPPOL und XRechnung
In Deutschland wird die XRechnung als nationaler E-Rechnungsstandard verwendet. XRechnung ist ein CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931 und damit vollständig PEPPOL-kompatibel:
| Aspekt | XRechnung | PEPPOL BIS Billing |
|---|---|---|
| Basis | EN 16931 | EN 16931 |
| Syntax | UBL 2.1 / UN/CEFACT CII | UBL 2.1 |
| Scope | Deutschland | EU-weit |
| Validierung | KoSIT Prüftool | PEPPOL Validation Rules |
| Routing | Leitweg-ID | PEPPOL Participant ID |
Abgrenzung zu XVergabe
PEPPOL und XVergabe decken verschiedene Phasen des Beschaffungsprozesses ab:
- XVergabe: Vergabephase (Ausschreibung → Angebotsabgabe → Zuschlag)
- PEPPOL: Abwicklungsphase (Bestellung → Lieferung → Rechnung → Zahlung)
Zusammen bilden sie die Grundlage für einen vollständig digitalisierten Beschaffungsprozess – vom Bedarf bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay).
Vorteile von PEPPOL
Für Lieferanten:
- Grenzüberschreitende Geschäfte mit einem einzigen Zugangsformat
- Reduzierung manueller Prozesse und Fehler
- Schnellere Zahlungsabwicklung durch automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Zugang zu öffentlichen Aufträgen in der gesamten EU
Für öffentliche Auftraggeber:
- Automatisierte Rechnungsprüfung und -verarbeitung
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands um bis zu 60–80 %
- Standardisierte Datenformate für Controlling und Statistik
- Compliance mit EU-Vorgaben
PEPPOL in Europa
PEPPOL ist in zahlreichen europäischen Ländern im Einsatz:
| Land | Status | Besonderheit |
|---|---|---|
| Norwegen | Verpflichtend | Vorreiter seit 2012 |
| Deutschland | Verpflichtend (öffentlich) | XRechnung als CIUS |
| Frankreich | Verpflichtend | Chorus Pro als Portal |
| Italien | Verpflichtend | SDI als nationales System |
| Niederlande | Weit verbreitet | Simplerinvoicing |
Praxishinweis
Für Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, ist die PEPPOL-Fähigkeit zunehmend wichtig – nicht für die Angebotsphase, aber für die Auftragsabwicklung nach dem Zuschlag. Patterno hilft Ihnen, die passenden Ausschreibungen zu finden. Die anschließende Rechnungsstellung über PEPPOL/XRechnung wird von den meisten ERP-Systemen unterstützt.