Was ist ein Absageschreiben?
Das Absageschreiben (auch: Nichtberücksichtigungsmitteilung oder Informationsschreiben nach § 134 GWB) ist die formale Mitteilung eines öffentlichen Auftraggebers an einen Bieter, dass dessen Angebot im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt wird.
Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Information nicht berücksichtigter Bieter ergibt sich aus:
- § 134 GWB: Informations- und Wartepflicht (Oberschwellenbereich)
- § 46 UVgO: Informationspflicht im Unterschwellenbereich
- § 19 VOB/A: Information bei Bauvergaben (Unterschwelle)
- § 62 VgV: Unterrichtung der Bewerber und Bieter
Pflichtinhalte nach § 134 GWB
Im Oberschwellenbereich muss das Absageschreiben zwingend folgende Informationen enthalten:
| Pflichtangabe | Beschreibung |
|---|---|
| Name des erfolgreichen Bieters | Wer hat den Zuschlag erhalten? |
| Gründe der Nichtberücksichtigung | Warum wurde das eigene Angebot nicht ausgewählt? |
| Frühester Zuschlagszeitpunkt | Wann darf der Zuschlag frühestens erteilt werden? |
Wartefrist (Stillhaltefrist)
Nach Versand des Absageschreibens muss der Auftraggeber eine Stillhaltefrist einhalten:
- 15 Kalendertage bei postalischer Übermittlung
- 10 Kalendertage bei elektronischer Übermittlung (Fax, E-Mail)
- Erst nach Ablauf dieser Frist darf der Zuschlag erteilt werden
- Zweck: Ermöglichung des Rechtsschutzes für nicht berücksichtigte Bieter
Unterschied Ober- und Unterschwellenbereich
| Aspekt | Oberschwelle | Unterschwelle |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 134 GWB | § 46 UVgO / § 19 VOB/A |
| Inhaltspflichten | Umfassend (Name, Gründe, Frist) | Eingeschränkt |
| Wartefrist | 10–15 Tage zwingend | Keine gesetzliche Pflicht |
| Rechtsschutz | Vergabekammer | Zivilgerichte |
| Sanktion bei Verstoß | Nichtigkeit nach § 135 GWB | Schadensersatz |
Reaktionsmöglichkeiten des Bieters
Nach Erhalt eines Absageschreibens stehen dem Bieter verschiedene Optionen offen:
- Rüge nach § 160 Abs. 3 GWB: Beanstandung von Vergabefehlern direkt beim Auftraggeber
- Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer (innerhalb der Wartefrist)
- Detaillierte Nachfrage: Recht auf weitergehende Information über die Gründe
- Akzeptanz: Wenn keine Vergabefehler erkennbar sind
Bedeutung für die Praxis
Das Absageschreiben ist für Bieter eine wichtige Informationsquelle:
- Lernen aus Ablehnungen: Verständnis der Schwächen im eigenen Angebot
- Wettbewerbsanalyse: Rückschlüsse auf den Markt
- Rechtsschutz: Grundlage für die Beurteilung, ob ein Nachprüfungsverfahren sinnvoll ist
- Qualitätsverbesserung: Systematische Auswertung zur Verbesserung zukünftiger Angebote
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