Was ist ein Vergabevermerk?
Der Vergabevermerk (auch: Vergabeakte, Dokumentation des Vergabeverfahrens) ist die umfassende schriftliche Dokumentation eines Vergabeverfahrens durch den Auftraggeber. Er dient als Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung und ist bei einer möglichen Nachprüfung durch Vergabekammern, Rechnungshöfe oder Aufsichtsbehörden von zentraler Bedeutung.
Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Führung eines Vergabevermerks ergibt sich aus:
Oberschwellenbereich:
- § 8 VgV: Dokumentation und Vergabevermerk – zentrale Vorschrift
- § 6 EU VOB/A: Dokumentation bei EU-weiten Bauvergaben
- § 8 SektVO: Dokumentation im Sektorenbereich
Unterschwellenbereich:
- § 6 UVgO: Vergabevermerk bei Liefer- und Dienstleistungen
- § 20 VOB/A: Vergabevermerk bei Bauvergaben unter dem Schwellenwert
- Haushaltsordnungen von Bund und Ländern
Pflichtinhalte des Vergabevermerks
Nach § 8 VgV muss der Vergabevermerk mindestens folgende Angaben enthalten:
1. Grunddaten:
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Gegenstand und Wert des Auftrags
- CPV-Codes
- Namen der berücksichtigten und ausgeschlossenen Bewerber/Bieter mit Begründung
2. Verfahrensentscheidungen:
- Gewählte Verfahrensart und Begründung (insbesondere bei Abweichung vom offenen Verfahren)
- Begründung für die Nichtaufteilung in Lose
- Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Entscheidung über Nachforderung von Unterlagen
3. Durchführung:
- Kommunikation mit den Bietern (Bieterfragen und Antworten)
- Ergebnis der Eignungsprüfung
- Ergebnis der Angebotswertung mit Begründung
- Aufklärung von Angebotsinhalten
4. Ergebnis:
- Zuschlagsentscheidung mit Begründung
- Name des Zuschlagsempfängers
- Anteil der Leistung, die an Nachunternehmer vergeben wird
- Gründe für die Aufhebung des Verfahrens (falls zutreffend)
Dokumentationstiefe
Die Dokumentation muss so detailliert sein, dass:
- Jede Entscheidung nachvollziehbar ist
- Die Vergabekammer im Nachprüfungsverfahren das Verfahren prüfen kann
- Rechnungshöfe die Wirtschaftlichkeit beurteilen können
- Die Gleichbehandlung der Bieter nachgewiesen werden kann
| Aspekt | Mindestanforderung |
|---|---|
| Verfahrenswahl | Begründung mit Bezug auf Rechtsgrundlage |
| Losverzicht | Wirtschaftliche/technische Gründe dokumentiert |
| Eignungsprüfung | Einzelprüfung jedes Bieters dokumentiert |
| Wertung | Bewertung jedes Kriteriums mit Begründung |
| Aufklärung | Fragen, Antworten und Ergebnis festgehalten |
| Ausschluss | Rechtsgrundlage und Sachverhalt dokumentiert |
Zeitpunkt der Dokumentation
Ein wichtiger Grundsatz: Der Vergabevermerk muss zeitnah (also fortlaufend während des Verfahrens) geführt werden – nicht erst nachträglich. Eine nachträgliche Erstellung kann den Vorwurf der Manipulation begründen.
Bedeutung für den Rechtsschutz
Im Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ist der Vergabevermerk das zentrale Beweismittel:
- Der Auftraggeber muss den Vergabevermerk der Vergabekammer vorlegen (§ 163 Abs. 2 GWB)
- Lücken in der Dokumentation gehen zu Lasten des Auftraggebers
- Eine fehlende oder mangelhafte Dokumentation kann zur Aufhebung der Vergabeentscheidung führen
- Der antragstellende Bieter kann Akteneinsicht beantragen
Häufige Dokumentationsfehler
- Nachträgliche Erstellung: Vermerk wird erst nach Angebotsöffnung erstellt
- Fehlende Begründung der Verfahrenswahl: Insbesondere bei Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
- Unzureichende Wertungsdokumentation: Bewertungsnoten ohne nachvollziehbare Begründung
- Fehlende Aufklärungsdokumentation: Aufklärungsgespräche nicht protokolliert
- Keine Losbegründung: Gesamtvergabe ohne Dokumentation der Gründe
Praxistipp
Führen Sie den Vergabevermerk als lebendes Dokument – tragen Sie jede Entscheidung zeitnah ein. Verwenden Sie Checklisten und Vorlagen, die alle Pflichtangaben abdecken. So sind Sie auf eine mögliche Nachprüfung vorbereitet.
Aufbewahrungspflicht
Der Vergabevermerk muss aufbewahrt werden:
- Oberschwellenbereich: Mindestens für die Dauer des Vertrags
- Haushaltsrechtliche Fristen: Teilweise bis zu 10 Jahre
- Bei Fördermitteln: Gemäß Vorgaben des Zuwendungsgebers
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