Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem?
Ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) ist ein vollständig elektronisches Vergabeverfahren nach § 22 VgV, das für die Beschaffung marktüblicher Leistungen eingesetzt wird. Im Unterschied zu Rahmenvereinbarungen bleibt das System während seiner gesamten Laufzeit offen für neue Teilnehmer.
Funktionsweise
Das DBS funktioniert in zwei Stufen:
Stufe 1 – Einrichtung des Systems:
- Der Auftraggeber veröffentlicht eine EU-weite Bekanntmachung
- Unternehmen können sich jederzeit um Zulassung bewerben
- Die Eignungsprüfung erfolgt nach den Kriterien des offenen Verfahrens
- Alle geeigneten Bewerber werden zum System zugelassen
Stufe 2 – Vergabe von Einzelaufträgen:
- Für jeden konkreten Bedarf fordert der Auftraggeber alle zugelassenen Teilnehmer zur Angebotsabgabe auf
- Die Angebote werden nach den festgelegten Zuschlagskriterien bewertet
- Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot
Vorteile des DBS
- Flexibilität: Neue Bieter können jederzeit beitreten, was den Wettbewerb stärkt
- Effizienz: Einmalige Eignungsprüfung, schnelle Einzelvergaben
- Transparenz: Vollständig elektronisches Verfahren mit klaren Regeln
- Marktöffnung: Auch KMU und neue Marktteilnehmer erhalten laufend Zugang
Unterschied zur Rahmenvereinbarung
Während bei einer Rahmenvereinbarung der Teilnehmerkreis nach Abschluss feststeht, bleibt das DBS offen. Neue Unternehmen können sich jederzeit qualifizieren und an künftigen Einzelvergaben teilnehmen. Das DBS hat zudem keine maximale Teilnehmerzahl.
Einsatzbereiche
Typische Anwendungsfelder sind:
- IT-Hardware und Software
- Büromaterial und Verbrauchsgüter
- Standardisierte Dienstleistungen
- Fortlaufende Beschaffungsbedarfe
Praxistipp
Für Bieter lohnt es sich, aktive dynamische Beschaffungssysteme im Blick zu behalten und sich rechtzeitig zu qualifizieren. Mit Patterno lassen sich neue DBS-Bekanntmachungen automatisiert überwachen, sodass keine Frist verpasst wird.