Angebot auf eine Ausschreibung schreiben
Ein überzeugendes Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung zu schreiben, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten für Unternehmen, die öffentliche Aufträge gewinnen wollen. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
Warum öffentliche Aufträge?
Öffentliche Aufträge in Deutschland und Europa umfassen ein Volumen von mehreren hundert Milliarden Euro jährlich. Für viele Unternehmen sind sie eine stabile Einnahmequelle mit planbaren Zahlungen. Der Einstieg erfordert jedoch Know-how und sorgfältige Vorbereitung.
Schritt 1: Ausschreibung analysieren
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, müssen Sie die Ausschreibungsunterlagen gründlich analysieren. Folgende Punkte sollten Sie klären:
- Auftragsgegenstand: Was genau wird gefordert? Verstehen Sie den Leistungsumfang vollständig.
- Fristen: Wann ist die Angebotsfrist? Planen Sie mindestens eine Woche Puffer ein.
- Eignungskriterien: Welche Nachweise müssen Sie erbringen (Umsatz, Referenzen, Zertifikate)?
- Zuschlagskriterien: Wird nur nach Preis vergeben oder fließen auch Qualitätskriterien ein?
- Formale Anforderungen: Welche Formulare müssen ausgefüllt werden?
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Schritt 2: Go/No-Go-Entscheidung
Nicht jede Ausschreibung ist es wert, ein Angebot zu schreiben. Prüfen Sie kritisch:
- Erfüllen Sie alle Eignungskriterien? Ein fehlendes Kriterium führt zum Ausschluss.
- Haben Sie die Kapazitäten, den Auftrag im geforderten Zeitraum abzuwickeln?
- Ist die Gewinnmarge realistisch und ausreichend?
- Verfügen Sie über genügend Referenzen im geforderten Bereich?
Seien Sie ehrlich zu sich selbst – ein No-Go spart wertvolle Ressourcen für bessere Chancen.
Schritt 3: Leistungsverzeichnis bearbeiten
Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das Herzstück Ihres Angebots. Hier gilt:
- Füllen Sie jede Position vollständig aus – leere Felder können zum Ausschluss führen.
- Beachten Sie die vorgegebenen Einheiten (Stück, Stunden, Pauschale, etc.).
- Prüfen Sie die Mengenangaben auf Plausibilität.
- Dokumentieren Sie Nebenleistungen, die im LV nicht explizit aufgeführt sind, aber zur Erfüllung nötig sind.
Schritt 4: Preiskalkulation
Die Kalkulation entscheidet oft über Zuschlag oder Absage. Beachten Sie:
- Kalkulieren Sie Einzelpreise sorgfältig auf Basis Ihrer tatsächlichen Kosten.
- Berücksichtigen Sie alle Kostenarten: Material, Personal, Geräte, Nachunternehmer, Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn.
- Vermeiden Sie Mischkalkulationen – diese können zur Wertungsausschluss führen.
- Prüfen Sie, ob die Summe aller Positionen einen marktgerechten Gesamtpreis ergibt.
Schritt 5: Nachweise und Eigenerklärungen
Stellen Sie alle geforderten Unterlagen zusammen:
- Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen (§ 123, 124 GWB)
- Umsatznachweise der letzten drei Geschäftsjahre
- Referenzen mit vergleichbaren Leistungen
- Zertifikate und Qualifikationsnachweise
- Ggf. Versicherungsnachweise in geforderter Höhe
Tipp: Erstellen Sie einen Ordner mit aktuellen Standardnachweisen, den Sie regelmäßig aktualisieren. Das spart Zeit bei jeder neuen Ausschreibung.
Schritt 6: Finale Prüfung und Abgabe
Vor der Abgabe sollten Sie folgende Checkliste durchgehen:
- Alle Formulare unterschrieben bzw. elektronisch signiert?
- Leistungsverzeichnis vollständig ausgefüllt?
- Alle geforderten Nachweise beigefügt?
- Angebotsfrist noch nicht abgelaufen?
- Abgabe über die richtige Plattform (E-Vergabe)?
Reichen Sie Ihr Angebot idealerweise 24 Stunden vor Fristende ein – technische Probleme kurz vor Fristablauf sind der häufigste Fehler.
Häufige Fehler vermeiden
- Formfehler: Fehlende Unterschrift oder falsche Plattform führen zum sofortigen Ausschluss.
- Unvollständigkeit: Jede fehlende Position im LV kann ein Ausschlussgrund sein.
- Zu späte Abgabe: Auch eine Minute nach Fristablauf ist zu spät – ohne Ausnahme.
- Fehlende Nachweise: Reichen Sie alle geforderten Unterlagen ein, auch wenn sie Ihnen unnötig erscheinen.
Fazit
Ein gutes Angebot erfordert sorgfältige Vorbereitung und Liebe zum Detail. Nutzen Sie Patterno, um passende Ausschreibungen schneller zu finden und mehr Zeit für die eigentliche Angebotserstellung zu haben. Mit Übung und einer strukturierten Vorgehensweise steigern Sie Ihre Erfolgsquote deutlich.