Checkliste zur Angebotsabgabe
Die häufigste Ursache für einen Ausschluss bei öffentlichen Ausschreibungen sind Formfehler. Diese Checkliste hilft Ihnen, alle Stolperfallen vor der Abgabe zu vermeiden.
Warum eine Checkliste?
Studien zeigen, dass bis zu 20 % aller Angebote wegen formaler Mängel ausgeschlossen werden. Das ist besonders ärgerlich, wenn die inhaltliche Qualität und der Preis konkurrenzfähig wären. Eine systematische Prüfung vor der Abgabe ist daher essenziell.
Checkliste: Vor der Bearbeitung
- Aktuelle Version der Vergabeunterlagen heruntergeladen?
- Alle Nachsendungen und Änderungen der Vergabestelle berücksichtigt?
- Bieterfragen und Antworten gelesen?
- Angebotsfrist im Kalender mit Puffer eingetragen?
- Zugang zur E-Vergabe-Plattform funktioniert und getestet?
Checkliste: Formulare und Erklärungen
- Angebotsschreiben vollständig ausgefüllt und unterschrieben?
- Alle Eigenerklärungen (§ 123/124 GWB) abgegeben?
- Bietergemeinschaftserklärung (falls zutreffend) beigefügt?
- Nachunternehmererklärung (falls zutreffend) beigefügt?
- Alle Erklärungen mit aktuellem Datum versehen?
Checkliste: Leistungsverzeichnis
- Jede Position im LV bepreist?
- Einheitspreise und Gesamtpreise korrekt berechnet?
- Keine Änderungen am LV vorgenommen (keine Positionen gestrichen oder ergänzt)?
- Bei GAEB-Dateien: Korrekte Datenübertragung geprüft?
- Summen stimmen mit dem Angebotsschreiben überein?
Checkliste: Eignungsnachweise
- Umsatznachweise der letzten drei Jahre beigefügt?
- Referenzen in gefordertem Format und Umfang?
- Zertifikate aktuell und gültig (ISO, Fachkundenachweise)?
- Versicherungsnachweis in geforderter Höhe?
- Ggf. Präqualifikation (PQ-Nummer) angegeben?
Checkliste: Abgabe
- Alle Dokumente im geforderten Format (PDF, GAEB, etc.)?
- Dateinamen entsprechen den Vorgaben?
- Dateigröße innerhalb der Limits der Plattform?
- Upload auf der richtigen E-Vergabe-Plattform (DTVP, Vergabe24, etc.)?
- Abgabebestätigung erhalten und gespeichert?
- Upload mindestens 24 Stunden vor Fristende abgeschlossen?
Häufige Ausschlussgründe
- Fehlende Unterschrift – Der häufigste Fehler, besonders bei elektronischer Vergabe
- Unvollständiges LV – Eine fehlende Position reicht für den Ausschluss
- Verspätete Abgabe – Auch Serverprobleme der Plattform gelten nicht als Entschuldigung
- Falsche Plattform – Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Portal nutzen
- Veraltete Unterlagen – Prüfen Sie auf Nachsendungen
Tipp: Vier-Augen-Prinzip
Lassen Sie Ihr Angebot vor der Abgabe von einer zweiten Person prüfen. Frische Augen entdecken Fehler, die man selbst übersieht. Diese wenigen Minuten können über den Zuschlag entscheiden.
Patterno HIT hilft Ihnen, passende Ausschreibungen frühzeitig zu finden, damit Sie ausreichend Zeit für eine sorgfältige Angebotsbearbeitung haben.