Eignungskriterien richtig nachweisen
Die Eignungsprüfung ist der erste Schritt in der Angebotsbewertung. Nur wer alle Eignungskriterien erfüllt, kommt in die inhaltliche Wertung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Eignung professionell nachweisen.
Die drei Säulen der Eignung
Das Vergaberecht unterscheidet drei Eignungskategorien:
1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
- Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung
- Berufs- oder Handwerksrolleneintrag
- Branchenspezifische Zulassungen und Genehmigungen
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
- Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre
- Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags
- Betriebshaftpflichtversicherung in geforderter Höhe
- Ggf. Bankerklärung oder Bilanzauszüge
3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
- Referenzen vergleichbarer Leistungen (meist der letzten 3–5 Jahre)
- Personalqualifikation (Fachkräfte, Projektleiter)
- Technische Ausstattung und Geräte
- Qualitätsmanagementsystem (z. B. ISO 9001)
- Umweltmanagementsystem (z. B. ISO 14001)
Eigenerklärungen vs. Nachweise
In der Praxis wird zwischen zwei Formen unterschieden:
- Eigenerklärungen: Der Bieter erklärt selbst, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen). Diese müssen mit dem Angebot eingereicht werden.
- Drittbescheinigungen: Nachweise von Dritten (z. B. Finanzamt, Berufsgenossenschaft). Diese werden oft erst vom Bestbieter vor Zuschlagserteilung angefordert.
Nachforderung von Unterlagen
Seit der Vergaberechtsreform 2016 können fehlende Unterlagen nachgefordert werden (§ 56 VgV). Aber Achtung:
- Nachforderung liegt im Ermessen des Auftraggebers – kein Rechtsanspruch
- Leistungsbezogene Unterlagen (z. B. das LV) können nicht nachgefordert werden
- Die Nachforderungsfrist ist meist kurz (6 Werktage)
- Besser: Alle Unterlagen gleich vollständig einreichen
Präqualifikation als Abkürzung
Über die Präqualifikation (PQ) können Sie häufig geforderte Nachweise zentral hinterlegen:
- PQ-VOB für Bauleistungen (über den Verein für Präqualifikation)
- PQ-VOL / ULV für Liefer- und Dienstleistungen
- Vorteil: Sie müssen die Standardnachweise nicht bei jeder Ausschreibung neu einreichen
- PQ-Nummer wird im Angebot angegeben und der Auftraggeber prüft online
Praktische Tipps
- Erstellen Sie einen Eignungsordner mit allen Standardnachweisen und aktualisieren Sie diesen quartalsweise.
- Bereiten Sie Referenzblätter in einem einheitlichen Format vor, das Sie anpassen können.
- Achten Sie auf die Gültigkeitsdauer von Bescheinigungen (meist 6 Monate).
- Bei Zweifeln, ob ein Nachweis ausreicht: Stellen Sie eine Bieterfrage.
- Nutzen Sie Patterno HIT, um passende Ausschreibungen zu finden und rechtzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen.
Fazit
Die sorgfältige Zusammenstellung von Eignungsnachweisen ist eine Pflichtübung, die sich systematisieren lässt. Investieren Sie einmalig Zeit in eine gute Eignungsmappe – sie wird Ihnen bei jeder weiteren Ausschreibung Zeit sparen.