Referenzen professionell aufbereiten
Referenzen sind oft das entscheidende Eignungskriterium bei öffentlichen Ausschreibungen. Sie belegen, dass Ihr Unternehmen vergleichbare Leistungen erfolgreich erbracht hat. Eine professionelle Aufbereitung kann den Unterschied zwischen Zuschlag und Ausschluss machen.
Was Auftraggeber erwarten
Typische Anforderungen an Referenzen:
- Anzahl: Meist 3–5 vergleichbare Referenzen
- Zeitraum: Leistungserbringung in den letzten 3–5 Jahren (bei Bauleistungen oft 5 Jahre, bei Dienstleistungen 3 Jahre)
- Vergleichbarkeit: Art und Umfang müssen der ausgeschriebenen Leistung ähneln
- Auftragsvolumen: Oft wird ein Mindestvolumen gefordert
- Auftraggeber-Kontakt: Name und Erreichbarkeit des Referenzgebers
Das perfekte Referenzblatt
Ein gutes Referenzblatt enthält folgende Informationen:
Pflichtangaben:
- Projektbezeichnung und Auftraggeber
- Leistungszeitraum (von/bis)
- Auftragsvolumen (netto)
- Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Ansprechpartner beim Auftraggeber (Name, Telefon, E-Mail)
Kür-Angaben (heben Sie sich ab):
- Besondere Herausforderungen und deren Lösung
- Eingesetzte Technologien oder Methoden
- Quantifizierbare Ergebnisse (z. B. Termintreue, Kosteneinhaltung)
- Teamgröße und eingesetzte Qualifikationen
Referenzen strategisch auswählen
Nicht jede Referenz passt zu jeder Ausschreibung. Beachten Sie:
- Wählen Sie Projekte mit maximaler Überschneidung zur aktuellen Ausschreibung.
- Bevorzugen Sie Referenzen für öffentliche Auftraggeber – diese zeigen Erfahrung mit Vergaberecht.
- Achten Sie auf die Aktualität – ältere Referenzen verlieren an Überzeugungskraft.
- Bei neuen Geschäftsfeldern: Zeigen Sie die Übertragbarkeit vorhandener Kompetenzen.
Referenzbestätigungen
Eine einfache Eigenerklärung ist weniger wert als eine bestätigte Referenz:
- Bitten Sie Ihre Auftraggeber um eine schriftliche Bestätigung der ordnungsgemäßen Leistungserbringung.
- Nutzen Sie ein standardisiertes Formular, das alle relevanten Angaben abdeckt.
- Informieren Sie Ihre Referenzgeber vorab, dass sie ggf. kontaktiert werden.
Tipps für den Aufbau einer Referenzdatenbank
- Dokumentieren Sie jedes abgeschlossene Projekt zeitnah.
- Sammeln Sie Fotos, Zahlen und Feedback während des Projekts.
- Kategorisieren Sie Referenzen nach Leistungsart, Branche und Volumen.
- Aktualisieren Sie die Datenbank quartalsweise.
Fazit
Professionelle Referenzen sind Ihr stärkstes Argument für die Eignung. Investieren Sie kontinuierlich in Ihre Referenzdatenbank – sie ist ein wertvolles Asset für jede Ausschreibung. Mit Patterno HIT finden Sie die passenden Ausschreibungen, bei denen Ihre Referenzen optimal zum Tragen kommen.