Verhandlungsvergabe, Flexibles Vergabeverfahren
Die Verhandlungsvergabe (unterhalb der [EU-Schwellenwerte](/de/resources/akademie/glossar/eu-schwellenwerte)) bzw. das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (oberhalb) ermöglicht dem Auftraggeber, mit Bietern über deren Angebote zu verhandeln. Dies ist besonders bei komplexen Leistungen sinnvoll, bei denen die optimale Lösung im Dialog erarbeitet wird und die Anforderungen nicht von Anfang an abschließend definiert werden können. Im [Vergaberecht](/de/resources/akademie/glossar/vergaberecht) ist die Verhandlungsvergabe als Ausnahmeverfahren vorgesehen, sie bedarf einer besonderen Begründung.
Rechtliche Grundlage
Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist das Verhandlungsverfahren in § 17 VgV und Art. 29 der Richtlinie 2014/24/EU geregelt. Im Unterschwellenbereich gilt § 12 UVgO (Verhandlungsvergabe) bzw. § 3 Abs. 5 VOB/A. Das Verhandlungsverfahren ist kein Regelverfahren, der Auftraggeber muss begründen, warum ein offenes Verfahren nicht geeignet ist (z. B. aufgrund von Komplexität, fehlender Spezifizierbarkeit oder innovativem Charakter der Leistung).
Merkmale der Verhandlungsvergabe
Verhandlungsmöglichkeit , Der Auftraggeber kann über Preis, Leistungsumfang und Vertragsbedingungen verhandeln
Teilnahmewettbewerb , In der Regel vorgeschaltet; mindestens 3 Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert
Flexibilität , Die Leistungsbeschreibung kann im Verfahrensverlauf konkretisiert und angepasst werden
Mehrstufig , Erst Eignungsprüfung, dann Erstangebot (indikativ), dann Verhandlungsrunden, schließlich Best-and-Final-Offer (BAFO)
Zuschlag , An das wirtschaftlichste Angebot nach Abschluss der Verhandlungen
Wann ist die Verhandlungsvergabe zulässig?
Das GWB (§ 119 Abs. 5) und die VgV (§ 17 Abs. 1) erlauben das Verhandlungsverfahren in folgenden Fällen:
Nicht vorab spezifizierbare Anforderungen , Die Leistung kann nicht ausreichend genau beschrieben werden
Konzeptionelle Lösungen , Der Auftraggeber benötigt konzeptionelle Angebote (z. B. Beratung, Architektur)
Komplexe Beschaffungen , Softwareentwicklung, Systemintegration, Cloud-Migration
Erfolglose Vorverfahren , Ein offenes oder nicht offenes Verfahren blieb ohne geeignetes Angebot
Besondere Leistungen , Finanzdienstleistungen, geistig-schöpferische Leistungen nach HOAI
Typische Einsatzbereiche
Beratungsleistungen , Strategieberatung, Organisationsentwicklung, Wirtschaftsprüfung, IT-Consulting
Komplexe IT-Projekte , Individualentwicklung, ERP-Einführung, Systemintegration, Managed Services
Planungsleistungen , Architekten- und Ingenieurleistungen nach HOAI (Leistungsphasen 1-9)
Innovative Lösungen , Forschung, Pilotprojekte, Prototypen
Rahmenverträge , Für komplexe Dienstleistungen mit variablem Abruf und Mehrpartner-Konstruktionen
Ablauf des Verhandlungsverfahrens
1Bekanntmachung , Veröffentlichung im TED (oberhalb EU-Schwellenwerte) und/oder nationalen Plattformen
2Teilnahmewettbewerb , Interessierte Unternehmen reichen Teilnahmeanträge mit Eignungsnachweisen ein
3Auswahl , Der Auftraggeber wählt geeignete Bewerber aus (mindestens 3)
4Aufforderung zur Angebotsabgabe , Die ausgewählten Bewerber erhalten die Vergabeunterlagen
5Erstangebote , Abgabe indikativer Angebote als Verhandlungsgrundlage
6Verhandlungsrunden , Gespräche über Leistungsumfang, Methodik, Preis und Vertragsbedingungen
7Best-and-Final-Offer (BAFO) , Abgabe des verbindlichen Endangebots
8Zuschlagsentscheidung , Wertung nach den bekanntgemachten Zuschlagskriterien
Unterschied zur Direktvergabe und zum offenen Verfahren
Anders als die Direktvergabe erfordert die Verhandlungsvergabe ein strukturiertes, dokumentiertes Verfahren mit Wettbewerb. Anders als im offenen Verfahren sind Verhandlungen über den Angebotsinhalt zulässig, was beiden Seiten Optimierungsspielraum gibt.
Tipps für Bieter
Verhandlungsverfahren bieten die Chance, Ihr Angebot im Dialog zu optimieren. Bereiten Sie sich auf Präsentationen und Verhandlungsgespräche vor. Das Erstangebot sollte Spielraum für Nachverbesserungen lassen, aber bereits überzeugend sein. Achten Sie auf die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, oft zählt die Qualität (Konzept, Team, Referenzen) stärker als der Preis.
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