Was ist eine Referenzliste?
Eine Referenzliste ist eine strukturierte Aufstellung von Projekten und Aufträgen, die ein Bieter in der Vergangenheit erfolgreich durchgeführt hat. Sie dient als Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit im Vergabeverfahren.
Anforderungen an Referenzen
Auftraggeber definieren in den Vergabeunterlagen Mindestanforderungen an Referenzen:
- Vergleichbarkeit: Referenzen müssen nach Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sein
- Aktualität: In der Regel Referenzen der letzten 3 Jahre (bei Bauleistungen bis zu 5 Jahre)
- Mindestanzahl: Häufig werden 3–5 vergleichbare Referenzen gefordert
- Mindestvolumen: Referenzen müssen einen bestimmten Mindestwert erreichen
- Auftraggeber: Manche Ausschreibungen verlangen Referenzen von öffentlichen Auftraggebern
Inhalt einer Referenz
Eine vollständige Referenz umfasst:
- Projektbezeichnung: Name und Kurzbeschreibung des Projekts
- Auftraggeber: Name und Kontaktdaten des Referenzgebers
- Leistungszeitraum: Beginn und Ende der Leistungserbringung
- Auftragswert: Volumen des Auftrags in Euro
- Leistungsumfang: Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Besonderheiten: Relevante Aspekte wie Komplexität, Teamgröße, Technologien
Referenzbestätigung
Auftraggeber können verlangen, dass Referenzen durch den jeweiligen Auftraggeber bestätigt werden:
- Referenzschreiben: Formlose Bestätigung der ordnungsgemäßen Leistungserbringung
- Referenzbescheinigung: Formalisierte Bestätigung, oft mit Bewertung
- Kontaktfreigabe: Erlaubnis, den Referenzgeber direkt zu kontaktieren
Typische Bewertungskriterien
Bei wertungsrelevanten Referenzen bewertet der Auftraggeber:
- Grad der Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Auftrag
- Qualität der Leistungserbringung (bei bestätigten Referenzen)
- Komplexität der Referenzprojekte
- Relevanz für den konkreten Auftrag
Häufige Fehler
- Zu alte Referenzen: Referenzen außerhalb des geforderten Zeitraums
- Mangelnde Vergleichbarkeit: Referenzen, die nicht zum ausgeschriebenen Auftrag passen
- Unvollständige Angaben: Fehlende Kontaktdaten oder Auftragswerte
- Referenzen des Konzerns statt der Bietergesellschaft: Nur eigene Referenzen zählen (außer bei Eignungsleihe)
Praxistipp
Bieter sollten eine aktuelle Referenzdatenbank pflegen und Referenzschreiben proaktiv einholen. So können passende Referenzen schnell zusammengestellt werden. Bei neuen Aufträgen sollte bereits an die spätere Referenzverwendung gedacht werden.