Was ist eine Vergabestelle?
Die Vergabestelle ist die Organisationseinheit innerhalb eines öffentlichen Auftraggebers, die für die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren zuständig ist. Sie bildet die zentrale Schnittstelle zwischen dem Bedarfsträger (z. B. einem Fachamt) und den Bietern auf dem Markt.
Aufgaben der Vergabestelle
Die Vergabestelle übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben im gesamten Beschaffungsprozess:
Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
- Beratung der Fachämter bei der Bedarfsdefinition
- Prüfung der Vergabeart (offenes Verfahren, nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren etc.)
- Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien gemeinsam mit dem Bedarfsträger
- Erstellung der Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen, Leistungsverzeichnis, Vertragsentwurf)
- Markterkundung zur Ermittlung geeigneter Verfahrensarten
Durchführung des Vergabeverfahrens:
- Veröffentlichung der Bekanntmachung auf den vorgeschriebenen Plattformen (TED, nationale Vergabeplattformen)
- Beantwortung von Bieterfragen und Versand von Bieterinformationen
- Entgegennahme und Verwahrung der Angebote bis zur Submission
- Organisation und Durchführung des Eröffnungstermins
- Formale Prüfung der eingegangenen Angebote (Vollständigkeit, Unterschrift, Fristen)
- Eignungsprüfung der Bieter (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit)
Wertung und Zuschlag:
- Durchführung der Angebotswertung nach den festgelegten Zuschlagskriterien
- Erstellung des Vergabevermerks gemäß § 8 VgV
- Vorabinformation der nicht berücksichtigten Bieter (§ 134 GWB)
- Zuschlagserteilung und Vertragsschluss
- Bekanntmachung des vergebenen Auftrags
Organisation der Vergabestelle
Je nach Größe und Struktur des Auftraggebers gibt es unterschiedliche Organisationsmodelle:
| Modell | Beschreibung | Typisch für |
|---|---|---|
| Zentrale Vergabestelle | Eine Stelle für alle Vergaben | Große Städte, Bundesbehörden |
| Dezentrale Vergabe | Jedes Fachamt vergibt selbst | Kleine Kommunen |
| Hybridmodell | Zentrale Stelle ab bestimmtem Wert | Mittlere Verwaltungen |
| Einkaufsgemeinschaft | Gemeinsame Vergabestelle mehrerer Auftraggeber | Interkommunale Zusammenarbeit |
Rechtliche Grundlagen
Die Vergabestelle handelt im Rahmen folgender Vorschriften:
- § 97 GWB: Grundsätze der Vergabe (Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung)
- § 8 VgV: Dokumentationspflicht im Vergabevermerk
- § 55 UVgO: Vergabevermerk im Unterschwellenbereich
- § 20 VOB/A: Dokumentation bei Bauvergaben
- Landesvergabegesetze: Zusätzliche Anforderungen je nach Bundesland
Zentrale Beschaffungsstellen
Eine besondere Form der Vergabestelle ist die zentrale Beschaffungsstelle nach § 120 Abs. 4 GWB. Diese beschafft für mehrere Auftraggeber gemeinsam und kann so Skaleneffekte nutzen. Beispiele:
- Beschaffungsamt des BMI: Zentrale Beschaffung für Bundesbehörden
- Dataport: IT-Beschaffung für norddeutsche Bundesländer
- LZBW: Logistikzentrum Baden-Württemberg
Qualifikation der Mitarbeiter
Mitarbeiter einer Vergabestelle benötigen umfassende Kenntnisse in:
- Vergaberecht: GWB, VgV, VOB/A, UVgO, SektVO, Landesvergabegesetze
- Vertragsrecht: BGB, VOB/B, EVB-IT
- Haushaltsrecht: Bundeshaushaltsordnung, Landeshaushaltsordnungen
- Fachkenntnisse: Je nach Beschaffungsbereich (IT, Bau, Dienstleistungen)
- E-Vergabe: Umgang mit elektronischen Vergabeplattformen
Herausforderungen in der Praxis
Vergabestellen stehen vor zahlreichen Herausforderungen:
- Fachkräftemangel: Qualifizierte Vergabefachleute sind schwer zu finden
- Komplexität: Ständig wachsende rechtliche Anforderungen (Nachhaltigkeit, Tariftreue, IT-Sicherheit)
- Digitalisierung: Umstellung auf vollständig elektronische Verfahren
- Zeitdruck: Knappe Fristen bei gleichzeitig hohem Vergabeaufkommen
- Rechtsänderungen: Häufige Novellierungen des Vergaberechts
- Dokumentationspflichten: Umfangreiche Aktenführung für mögliche Nachprüfungsverfahren
Vergabestelle und E-Vergabe
Seit der verpflichtenden Einführung der E-Vergabe (2018/2020) nutzen Vergabestellen elektronische Plattformen für:
- Veröffentlichung von Bekanntmachungen
- Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download
- Elektronische Kommunikation mit Bietern
- Elektronischer Angebotseingang
- Verwaltung des gesamten Vergabeverfahrens
Gängige Plattformen sind DTVP (Deutsches Vergabeportal), Vergabe24, subreport ELViS oder die AI Bietercockpit-Lösung.
Zusammenarbeit mit der Vergabekammer
Wird ein Nachprüfungsantrag gestellt, ist die Vergabestelle verpflichtet, der Vergabekammer innerhalb einer kurzen Frist die vollständigen Vergabeakten vorzulegen. Eine sorgfältige Dokumentation im Vergabevermerk ist daher essenziell.
Patterno hilft
Patterno unterstützt Unternehmen dabei, die richtigen Vergabestellen und deren Ausschreibungen zu finden. Unsere KI durchsucht automatisch über 180 Vergabeplattformen und benachrichtigt Sie, sobald eine relevante Vergabestelle einen passenden Auftrag ausschreibt. So verpassen Sie keine Gelegenheit – egal ob die Vergabestelle auf TED, DTVP, Vergabe24 oder einem Landesportal veröffentlicht.