Ausschlusskriterien einer Ausschreibung sind Anforderungen, deren Nichterfüllung zwingend zum Ausschluss eines Angebots führt, ohne Ermessensspielraum der Vergabestelle. Dazu zählen die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (etwa schwere Straftaten oder erhebliche Vertragsverletzungen) sowie produkt- und leistungsbezogene Mindestanforderungen aus dem Leistungsverzeichnis, die sogenannten K.-o.-Kriterien. Wer eines dieser Kriterien verfehlt, scheidet aus, unabhängig davon, wie gut Preis und Qualität des Angebots sind. Genau deshalb steht am Anfang jeder Angebotsentscheidung die Prüfung dieser Kriterien.
In Gesprächen mit Vertriebs- und Bid-Verantwortlichen hören wir immer wieder denselben Engpass: Die Suche nach Ausschreibungen ist inzwischen automatisierbar, aber die nachgelagerte Eignungsprüfung bleibt Handarbeit. Jemand muss die Vergabeunterlagen öffnen, das LV durchgehen und entscheiden, ob sich der Aufwand lohnt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Bid-or-No-Bid-Entscheidung strukturiert treffen.
Was sind Ausschlusskriterien einer Ausschreibung?
Ausschlusskriterien sind die harten Grenzen eines Vergabeverfahrens. Anders als bei den Zuschlagskriterien, bei denen Angebote gegeneinander gewertet werden, gibt es hier kein Mehr oder Weniger: Entweder die Anforderung ist erfüllt oder das Angebot ist raus. Man unterscheidet zwei Ebenen.
Rechtliche Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB): Diese betreffen die Person und Zuverlässigkeit des Bieters, nicht das Produkt.
- § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe): Rechtskräftige Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten (z. B. Bestechung, Geldwäsche, Betrug zulasten der EU) oder nicht gezahlte Steuern und Sozialabgaben. Liegt ein solcher Grund vor, muss die Vergabestelle ausschließen.
- § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe): Hier hat die Vergabestelle Ermessen. Beispiele sind nachweisliche Schlechtleistung in früheren Aufträgen, Insolvenz oder schwere berufliche Verfehlungen.
Leistungsbezogene K.-o.-Kriterien: Diese stehen im Leistungsverzeichnis (LV) oder in der Leistungsbeschreibung und beziehen sich auf das, was geliefert werden soll: technische Mindestmerkmale, geforderte Normen und Zertifikate, Liefer- oder Reaktionszeiten, vorgeschriebene Materialien. Erfüllt Ihr Angebot eine dieser Mindestanforderungen nicht, ist es genauso ausgeschlossen wie bei einem rechtlichen Ausschlussgrund.
Hinweis: Dieser Artikel erklärt das Vergaberecht allgemein und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die konkreten Vergabeunterlagen des Einzelfalls. Im Zweifel ziehen Sie fachkundigen Rat hinzu.
Eignungskriterien in der Vergabe prüfen: Was wird verlangt?
Eng verwandt mit den Ausschlusskriterien sind die Eignungskriterien. Sie legen fest, welche Mindestqualifikation ein Unternehmen mitbringen muss, um überhaupt als geeigneter Bieter zu gelten. Erfüllen Sie die Eignung nicht oder können Sie sie nicht nachweisen, wirkt das wie ein Ausschlusskriterium: Das Angebot wird in der formalen Prüfung aussortiert.
Die Eignungskriterien gliedern sich klassisch in drei Bereiche:
- Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Mindestumsatz (oft auf den relevanten Geschäftsbereich bezogen), Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme, Bonität.
- Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Vergleichbare Referenzen aus den letzten Jahren, Qualifikation des eingesetzten Personals, technische Ausstattung.
- Befähigung zur Berufsausübung: Eintragung im Handels- oder Berufsregister, geforderte Zertifikate (z. B. ISO-Normen, branchenspezifische Zulassungen).
Ein praktischer Beschleuniger ist die Präqualifikation: Wer in einem anerkannten Verzeichnis gelistet ist, kann viele Eignungsnachweise per Verweis statt als Einzeldokument einreichen. Das verkürzt die Angebotsphase deutlich.
Bid or No-Bid: die Entscheidung strukturiert treffen
Bid or No-Bid bezeichnet die Entscheidung, ob ein Unternehmen sich auf eine konkrete Ausschreibung bewirbt (Bid) oder bewusst verzichtet (No-Bid). Eine saubere Vorprüfung der Ausschluss- und Eignungskriterien ist der erste und härteste Filter: Was hier durchfällt, muss gar nicht erst kalkuliert werden.
Bewährt hat sich eine Prüfung in zwei Stufen.
Stufe 1: Ausschluss- und Eignungskriterien (Ja/Nein). Diese Stufe ist binär. Sobald ein einziges K.-o.-Kriterium nicht erfüllt ist oder ein zwingender Ausschlussgrund vorliegt, lautet die Antwort No-Bid, ohne weitere Diskussion.
Stufe 2: Strategische Wertung (nur wenn Stufe 1 bestanden). Erst wenn die harten Kriterien erfüllt sind, lohnt der Blick auf Aufwand, Marge, Wettbewerbssituation und strategischen Wert des Auftrags.
| Kriterium | Stufe | Konsequenz bei Nichterfüllung |
|---|---|---|
| Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB) | 1 | Zwingender Ausschluss, No-Bid |
| Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB) | 1 | Ausschluss möglich, sorgfältig prüfen |
| Eignung (Umsatz, Referenzen, Zertifikate) | 1 | Ausschluss in der formalen Prüfung |
| Technische K.-o.-Merkmale im LV | 1 | Angebot unzulässig, No-Bid |
| Frist realistisch erreichbar | 1 | Kein wettbewerbsfähiges Angebot möglich |
| Marge und Aufwand | 2 | Wirtschaftlich abwägen |
| Strategischer Wert (Referenz, Markt) | 2 | Abwägung im Einzelfall |
Die Entscheidung selbst bleibt immer beim Menschen. Software kann die Kriterien sichtbar machen und vorqualifizieren, aber ob ein Unternehmen einen knappen Fall als Bid oder No-Bid einstuft, ist eine geschäftliche Abwägung, die das Team verantwortet.
K.-o.-Kriterien in der Ausschreibung erkennen
K.-o.-Kriterien sind tückisch, weil sie selten als solche markiert sind. Sie verstecken sich in Formulierungen wie "mindestens", "zwingend erforderlich", "ist nachzuweisen" oder in technischen Tabellen tief im LV. Achten Sie gezielt auf:
- Mindestmengen und Mindestwerte: Mindestumsatz, Mindest-Referenzvolumen, Mindestdeckungssumme der Versicherung.
- Pflichtnachweise mit Frist: Unterlagen, die bis zum Angebotstermin vorliegen müssen, etwa Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder Zertifikate.
- Technische Muss-Merkmale: Normen, Abmessungen, Materialvorgaben oder Leistungswerte, die ohne Toleranz gefordert sind.
- Formvorgaben: Vorgeschriebene Formblätter, Dateiformate, Signaturen. Auch ein Formfehler kann zum zwingenden Ausschluss führen.
Gerade in umfangreichen LV mit hunderten Positionen ist genau das der Punkt, an dem manuelle Prüfung an ihre Grenzen stößt: Eine einzige übersehene Mindestanforderung macht die gesamte Angebotsarbeit wertlos.
Wie prüfe ich die Vergabeunterlagen effizient?
Die klassische Methode, jede Seite der Unterlagen einzeln zu lesen und Kriterien per Hand in eine Tabelle zu übertragen, bindet pro Ausschreibung schnell mehrere Stunden. Bei vielen parallelen Verfahren wird die Eignungsprüfung so zum Flaschenhals zwischen dem Finden und dem Gewinnen.
Hier setzt Patterno Bid an: Die Dokumentenanalyse liest die kompletten Vergabeunterlagen in Sekundenschnelle, auch umfangreiche LV mit hunderten Seiten, und macht die relevanten Anforderungen sichtbar. Sie extrahiert Eignungs- und Zuschlagskriterien, hebt Mindestanforderungen hervor und liefert eine erste Einordnung als Vorqualifizierung. Der AI Chat beantwortet anschließend Fragen mit Verweis auf die Fundstelle im Dokument ("Welche Versicherungssumme wird verlangt? Auf welcher Seite steht das?").
Wichtig: Die KI bereitet die Entscheidung vor, sie trifft sie nicht. Sie verkürzt den Weg von "Ausschreibung gefunden" zu "Kriterien geprüft", damit Ihr Team die eigentliche Bid-or-No-Bid-Entscheidung mit vollständigem Bild und ohne stundenlanges Querlesen treffen kann. Verfügbar ist diese Unterstützung für alle Branchen; für Pharma und Bau gibt es zusätzliche branchenspezifische Erweiterungen.
Wer den vorgelagerten Schritt, das systematische Finden relevanter Ausschreibungen über TED und nationale Portale, automatisieren will, findet die Grundlagen unter Patterno Hit und in der Übersicht der Vergabeportale.
Fazit
Die Bid-or-No-Bid-Entscheidung beginnt nicht beim Preis, sondern bei den Ausschluss- und Eignungskriterien. Wer die rechtlichen Ausschlussgründe nach §§ 123/124 GWB und die technischen K.-o.-Kriterien im LV früh und vollständig prüft, verschwendet keine Kalkulationszeit auf Verfahren, die er formal gar nicht gewinnen kann. Software übernimmt das mühsame Querlesen und Vorqualifizieren, die Entscheidung selbst bleibt beim Team.
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Häufige Fragen
Was sind Ausschlusskriterien bei einer Ausschreibung?
Ausschlusskriterien sind Anforderungen, deren Nichterfüllung zwingend zum Ausschluss des Angebots führt, ohne Ermessen der Vergabestelle. Dazu gehören die rechtlichen Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (etwa schwere Straftaten, nicht gezahlte Steuern, erhebliche Schlechtleistung) und die produktbezogenen K.-o.-Kriterien aus dem Leistungsverzeichnis (technische Mindestmerkmale, geforderte Normen, Pflichtnachweise). Ein Angebot, das auch nur ein solches Kriterium verfehlt, scheidet unabhängig von Preis und Qualität aus.
Was ist der Unterschied zwischen Eignungskriterien und Zuschlagskriterien?
Eignungskriterien betreffen die Qualifikation des Unternehmens: Umsatz, Referenzen, Zertifikate, Versicherung. Sie entscheiden, ob ein Bieter überhaupt geeignet ist und werden in der formalen Prüfung mit Ja oder Nein bewertet. Zuschlagskriterien betreffen das konkrete Angebot, etwa Preis, Qualität und Lieferzeit, und werden gewichtet gegeneinander abgewogen, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Erst wer die Eignung erfüllt, kommt in die Wertung der Zuschlagskriterien.
Was bedeutet eine Bid-or-No-Bid-Entscheidung?
Bid or No-Bid ist die Entscheidung, ob sich ein Unternehmen auf eine konkrete Ausschreibung bewirbt (Bid) oder bewusst darauf verzichtet (No-Bid). Sinnvoll ist eine zweistufige Prüfung: Zuerst die harten Ausschluss- und Eignungskriterien als Ja/Nein-Filter, danach die strategische Abwägung von Aufwand, Marge und Wettbewerbssituation. Fällt ein Verfahren schon an einem K.-o.-Kriterium durch, lautet die Antwort No-Bid, bevor überhaupt kalkuliert wird.
Was sind K.-o.-Kriterien in einer Ausschreibung?
K.-o.-Kriterien sind Mindestanforderungen im Leistungsverzeichnis oder in der Leistungsbeschreibung, die ohne Toleranz erfüllt sein müssen. Beispiele sind technische Muss-Merkmale, vorgeschriebene Normen und Zertifikate, Mindestmengen oder Pflichtnachweise mit Frist. Sie sind selten ausdrücklich als K.-o. markiert und verstecken sich oft in Formulierungen wie "mindestens" oder "zwingend erforderlich". Wird ein K.-o.-Kriterium nicht erfüllt, ist das Angebot unzulässig.
Wie prüfe ich Vergabeunterlagen auf Ausschlusskriterien?
Lesen Sie die Unterlagen systematisch und achten Sie gezielt auf Mindestwerte, Pflichtnachweise mit Frist, technische Muss-Merkmale und Formvorgaben. Übertragen Sie alle harten Anforderungen in eine Prüfliste und gleichen Sie diese gegen Ihr Unternehmen und Ihr Portfolio ab. Bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen kann eine KI-gestützte Dokumentenanalyse die relevanten Kriterien extrahieren und vorqualifizieren, damit nichts Relevantes untergeht. Die finale Bewertung und die Bid-or-No-Bid-Entscheidung bleiben Aufgabe des Teams.
Was sind die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB?
§ 123 GWB regelt die zwingenden Ausschlussgründe: Liegt etwa eine rechtskräftige Verurteilung wegen bestimmter Straftaten oder ein erheblicher Rückstand bei Steuern und Sozialabgaben vor, muss die Vergabestelle das Unternehmen ausschließen. § 124 GWB regelt die fakultativen Ausschlussgründe, bei denen die Vergabestelle Ermessen hat, zum Beispiel nachweisliche Schlechtleistung in früheren Aufträgen, Insolvenz oder schwere berufliche Verfehlungen. Maßgeblich ist immer der konkrete Einzelfall.