Was ist ein Submissionsprotokoll?
Das Submissionsprotokoll (auch: Eröffnungsprotokoll, Öffnungsniederschrift) ist das offizielle Dokument, das bei der Öffnung der eingegangenen Angebote erstellt wird. Es dokumentiert, welche Angebote eingegangen sind und welche wesentlichen Inhalte sie haben.
Rechtliche Grundlagen
- § 14 VOB/A: Öffnung der Angebote bei Bauvergaben (Unterschwelle)
- § 14 EU VOB/A: Öffnung im EU-Oberschwellenbereich
- § 55 VgV: Öffnung der Angebote bei Liefer-/Dienstleistungen
- § 40 UVgO: Öffnung im Unterschwellenbereich
Inhalt des Submissionsprotokolls
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Zeitpunkt der Angebotsöffnung |
| Vergabenummer | Eindeutige Kennung des Verfahrens |
| Anwesende Personen | Vertreter des Auftraggebers (Submissionskommission) |
| Eingegangene Angebote | Anzahl und Absender |
| Angebotssummen | Endbeträge (netto/brutto) |
| Nachlässe | Angebotene Preisnachlässe |
| Nebenangebote | Anzahl und Art |
| Verspätete Angebote | Nicht fristgerecht eingegangene Angebote |
| Fehlende Unterlagen | Auffällige Mängel |
Ablauf der Submission bei Bauvergaben (VOB/A)
Bei öffentlichen Ausschreibungen nach VOB/A ist die Submission ein formaler Akt:
- Fristablauf: Angebotsfrist ist abgelaufen
- Verwahrung: Alle Angebote wurden verschlossen verwahrt
- Öffnung: Im Beisein von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers
- Verlesung: Bieternamen und Endbeträge werden verlesen
- Protokollierung: Alle Angaben werden im Protokoll festgehalten
- Kennzeichnung: Angebote werden mit Eingangsvermerk versehen
Öffentlichkeitsprinzip bei Bauvergaben
Bei Bauvergaben nach VOB/A gilt das Öffentlichkeitsprinzip:
- Bieter oder deren Bevollmächtigte dürfen bei der Submission anwesend sein
- Bieternamen und Endbeträge werden öffentlich verlesen
- Bieter können Einsicht in die verlesenen Angaben nehmen
- Dies gilt nur bei Öffentlicher Ausschreibung und Beschränkter Ausschreibung
Elektronische Submission
Bei der elektronischen Vergabe gelten besondere Regelungen:
- Verschlüsselung: Angebote sind bis zur Öffnung verschlüsselt
- Vier-Augen-Prinzip: Entschlüsselung nur durch mindestens zwei Personen
- Protokollierung: Automatische Dokumentation durch die Vergabeplattform
- Zeitstempel: Exakter Eingangsnachweis durch das System
Patterno hilft
Mit Patterno behalten Sie alle Submissionstermine im Blick. Unsere Plattform informiert Sie rechtzeitig über bevorstehende Öffnungstermine und hilft Ihnen, Ihre Angebotsabgabe fristgerecht zu planen.