Was ist eine Submission?
Die Submission (auch: Eröffnungstermin, Angebotsöffnung) ist der formelle Termin in einem Vergabeverfahren, an dem die eingegangenen Angebote geöffnet, verlesen und dokumentiert werden. Sie markiert den Übergang von der Angebotsphase zur Wertungsphase und ist ein zentrales Element der Transparenz im öffentlichen Vergabewesen.
Rechtliche Grundlagen
Die Submission ist in verschiedenen Rechtsvorschriften geregelt:
Bauvergaben (VOB/A):
- § 14 VOB/A (Abschnitt 1): Eröffnungstermin für nationale Bauvergaben
- § 14 EU VOB/A (Abschnitt 2): Eröffnungstermin für EU-weite Bauvergaben
- Bieter oder ihre Bevollmächtigten dürfen bei der Öffnung anwesend sein
Liefer- und Dienstleistungen (VgV/UVgO):
- § 55 VgV: Öffnung der Angebote (ohne Bieterbeteiligung)
- § 40 UVgO: Öffnung der Angebote im Unterschwellenbereich
- Bei elektronischen Angeboten: Mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers
Ablauf der Submission bei Bauvergaben (VOB/A)
Der Submissionstermin bei Bauvergaben folgt einem streng formalisierten Ablauf:
1. Vor der Öffnung:
- Feststellung der Anwesenheit (Bieter oder Bevollmächtigte)
- Prüfung der Vollzähligkeit der eingegangenen Angebote
- Feststellung des Ablaufs der Angebotsfrist
- Angebote, die nach Fristablauf eingegangen sind, werden nicht geöffnet
2. Öffnung der Angebote:
- Öffnung in der Reihenfolge des Eingangs
- Kennzeichnung jedes Angebots (fortlaufende Nummerierung)
- Verlesung der wesentlichen Angebotsbestandteile
3. Verlesung (bei VOB/A):
- Name und Anschrift des Bieters
- Endsumme des Angebots
- Preisnachlässe (Skonti)
- Änderungsvorschläge und Nebenangebote (sofern zugelassen)
4. Dokumentation:
- Erstellung der Niederschrift über den Eröffnungstermin
- Unterschrift der anwesenden Bieter (freiwillig)
- Unterschrift der Vertreter des Auftraggebers
Submission bei E-Vergabe
Mit der Einführung der elektronischen Vergabe hat sich der Submissionsprozess verändert:
| Aspekt | Papiervergabe | E-Vergabe |
|---|---|---|
| Angebotseingang | Verschlossener Umschlag | Verschlüsselte elektronische Datei |
| Öffnung | Physisches Öffnen | Entschlüsselung durch Vier-Augen-Prinzip |
| Bieteranwesenheit | Bei VOB zulässig | Teilweise per Livestream möglich |
| Dokumentation | Handschriftliche Niederschrift | Automatisches Protokoll der Vergabeplattform |
| Manipulationsschutz | Versiegelte Umschläge | Kryptografische Verschlüsselung |
Submissionsergebnis und Preisspiegel
Nach der Submission wird der Preisspiegel erstellt – eine tabellarische Übersicht aller abgegebenen Angebote mit den jeweiligen Angebotspreisen. Der Preisspiegel dient als Grundlage für die weitere Angebotswertung.
Typische Fehler bei der Submission
Häufige Fehler, die zum Ausschluss führen können:
- Verspätete Abgabe: Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist werden nicht geöffnet
- Nicht verschlossene Angebote: Bei Papiervergabe müssen Umschläge verschlossen sein
- Fehlende Unterschrift: Angebote ohne rechtsverbindliche Unterschrift
- Unvollständige Preisangaben: Leere Positionen im Leistungsverzeichnis
- Änderungen an den Vergabeunterlagen: Durchgestrichene oder ergänzte Klauseln
Geheimhaltungspflicht
Nach der Submission unterliegen die Angebotsinhalte der Geheimhaltung:
- Der Auftraggeber darf Angebotsinhalte nicht an Dritte oder andere Bieter weitergeben
- Vertraulichkeit gilt für Preise, technische Lösungen und Kalkulationsdetails
- Verstöße gegen die Geheimhaltung können zur Aufhebung des Verfahrens führen
- Bieter haben keinen Anspruch auf Einsicht in fremde Angebote
Aufhebung und Wiederholung
In bestimmten Fällen kann eine Submission für ungültig erklärt werden:
- Formfehler bei der Durchführung des Eröffnungstermins
- Manipulationsverdacht (z. B. vorab geöffnete Angebote)
- Unzureichende Anzahl wertbarer Angebote
- Bei Aufhebung: Verfahren muss wiederholt werden
Praxistipp für Bieter
Als Bieter sollten Sie bei Submissionsterminen (VOB) anwesend sein, da Sie so:
- Die Angebotspreise der Mitbewerber erfahren
- Ihre Marktposition einschätzen können
- Formfehler des Auftraggebers erkennen können
- Die Wettbewerbssituation direkt einschätzen
Patterno hilft
Patterno informiert Sie rechtzeitig über anstehende Submissionstermine. Unsere KI extrahiert automatisch die relevanten Fristen und Termine aus den Vergabeunterlagen und erinnert Sie, damit Sie keine Abgabefrist verpassen. Im Bau-Bereich unterstützt unser Kalkulations-Agent Sie zudem bei der fristgerechten Angebotserstellung.