Was ist eine Submission?
Die Submission (auch Angebotsöffnung oder Eröffnungstermin) ist der formelle Akt, bei dem eingegangene Angebote zu einem festgelegten Zeitpunkt geöffnet und deren wesentliche Inhalte dokumentiert werden. Sie markiert den Übergang von der Angebotsphase zur Wertungsphase.
Submissionstermin
Der Submissionstermin ist der in der Bekanntmachung festgelegte Zeitpunkt für die Öffnung der Angebote. Er fällt üblicherweise mit dem Ende der Angebotsfrist zusammen oder liegt kurz danach. Nach diesem Zeitpunkt dürfen keine weiteren Angebote mehr eingereicht werden.
Ablauf der Submission
- Vor der Öffnung: Prüfung des fristgerechten Eingangs aller Angebote
- Öffnung: Angebote werden geöffnet (bei E-Vergabe: elektronische Entschlüsselung)
- Dokumentation: Erfassung der Bieter, Angebotspreise und wesentlicher Angaben
- Niederschrift: Erstellung eines Eröffnungsprotokolls (Submissionsprotokoll)
Elektronische Submission
Bei der elektronischen Vergabe erfolgt die Submission digital:
- Angebote werden verschlüsselt auf der Plattform eingereicht
- Zum Submissionstermin erfolgt die Entschlüsselung durch das Vier-Augen-Prinzip
- Die Plattform dokumentiert automatisch Eingangszeiten und erstellt das Protokoll
- Verspätet eingegangene Angebote werden automatisch ausgeschlossen
Angebotsfrist und Zuschlagsfrist
| Frist | Bedeutung |
|---|---|
| Angebotsfrist | Zeitraum für die Einreichung von Angeboten (mind. 35 Tage bei Offenem Verfahren, VgV) |
| Submissionstermin | Zeitpunkt der Angebotsöffnung |
| Zuschlagsfrist (Bindefrist) | Zeitraum, in dem Bieter an ihr Angebot gebunden sind (i.d.R. 30-60 Tage) |
Formelle Anforderungen
Die Submission unterliegt strengen formellen Anforderungen:
- Verschlossenheit: Angebote müssen bis zur Öffnung verschlossen/verschlüsselt sein
- Gleichzeitigkeit: Alle Angebote werden zum selben Zeitpunkt geöffnet
- Vier-Augen-Prinzip: Mindestens zwei Personen bei der Öffnung
- Dokumentation: Lückenlose Protokollierung aller Schritte
Ausschlussgründe
Angebote können bei der Submission ausgeschlossen werden, wenn sie:
- Nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind
- Nicht verschlossen bzw. nicht ordnungsgemäß verschlüsselt waren
- Formelle Mindestanforderungen nicht erfüllen
- Unvollständig sind (fehlende Preisangaben, fehlende Unterschrift)