April 22, 2026
Freihändige Vergabe 2026: Definition, Wertgrenzen und Ablauf im Überblick
Maurice Funk
Die freihändige Vergabe ist das flexibelste Verfahren im öffentlichen Vergaberecht — und gleichzeitig eines der am häufigsten missverstandenen. Für Bieter bietet sie enorme Chancen: kürzere Verfahren, direkte Verhandlungen und weniger Wettbewerb. Doch wann ist eine freihändige Vergabe überhaupt zulässig, welche Wertgrenzen gelten 2026, und wie unterscheidet sie sich von der Verhandlungsvergabe? Dieser Leitfaden erklärt alles, was Bieter und Auftraggeber wissen müssen.
Was ist eine freihändige Vergabe?
Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Der Auftraggeber wählt geeignete Unternehmen direkt aus und fordert sie zur Angebotsabgabe auf — ohne vorherige öffentliche Bekanntmachung. Das Besondere: Anders als bei der öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung darf der Auftraggeber mit den Bietern über den Auftragsinhalt und den Preis verhandeln. Es ist damit das am wenigsten formstrenge Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich.
Kurz & knapp: Die freihändige Vergabe erlaubt öffentlichen Auftraggebern, Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe aufzufordern und mit ihnen zu verhandeln. Sie ist nur unterhalb bestimmter Wertgrenzen zulässig — seit 2026 bis 100.000 EUR netto bei Bauleistungen (VOB/A) und situationsabhängig bei Liefer-/Dienstleistungen (UVgO). Für Bieter bedeutet das: weniger Wettbewerb, direkter Kontakt zum Auftraggeber und schnellere Vergabeentscheidungen.
Rechtsgrundlagen: VOB/A und UVgO
Die freihändige Vergabe ist in zwei zentralen Regelwerken verankert, je nachdem ob es sich um Bauleistungen oder Liefer- und Dienstleistungen handelt:
Bauleistungen: VOB/A § 3 und § 3a
Die VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) regelt die Vergabe von Bauaufträgen im Unterschwellenbereich. Die freihändige Vergabe ist in § 3 Abs. 5 VOB/A als Vergabeart definiert und in § 3a Abs. 4 VOB/A hinsichtlich ihrer Zulässigkeitsvoraussetzungen geregelt.
Nach § 3 Abs. 5 VOB/A dürfen bei einer freihändigen Vergabe Bauleistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben werden. Der Auftraggeber holt Angebote ein — in der Regel von mindestens drei Unternehmen — und kann mit den Bietern über alle Aspekte des Auftrags verhandeln.
Liefer- und Dienstleistungen: UVgO § 8 und § 12
Bei Liefer- und Dienstleistungen gibt es den Begriff „freihändige Vergabe" formal nicht mehr. Die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) hat ihn durch die Verhandlungsvergabe (§ 12 UVgO) ersetzt. Inhaltlich ist das Verfahren jedoch nahezu identisch: Der Auftraggeber fordert mehrere Unternehmen — grundsätzlich mindestens drei — zur Angebotsabgabe auf und darf verhandeln.
Die Wahl der Verfahrensart regelt § 8 UVgO. Danach ist die Verhandlungsvergabe nur zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (dazu mehr im nächsten Abschnitt).
Wichtig: Die freihändige Vergabe/Verhandlungsvergabe gilt ausschließlich im Unterschwellenbereich, also unterhalb der EU-Schwellenwerte. Oberhalb der Schwellenwerte heißt das vergleichbare Verfahren „Verhandlungsverfahren" und unterliegt den strengeren Regeln der VgV.
Wann ist eine freihändige Vergabe zulässig?
Die freihändige Vergabe ist kein Standardverfahren. Sie ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig — entweder weil der Auftragswert unterhalb definierter Wertgrenzen liegt oder weil besondere Umstände vorliegen.
Zulässigkeitsvoraussetzungen nach VOB/A (Bauleistungen)
Nach § 3a Abs. 4 VOB/A ist die freihändige Vergabe zulässig, wenn:
- Der geschätzte Auftragswert die geltende Wertgrenze nicht überschreitet (seit 2026: 100.000 EUR netto)
- Oder die öffentliche und beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig sind, insbesondere wenn:
- Die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann
- Die Leistung besonders dringlich ist
- Nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt (z. B. bei Patenten oder besonderen Fachkenntnissen)
- Eine Ausschreibung aus anderen Gründen unzweckmäßig ist
Zulässigkeitsvoraussetzungen nach UVgO (Liefer-/Dienstleistungen)
Nach § 8 Abs. 4 UVgO ist die Verhandlungsvergabe (das UVgO-Äquivalent) zulässig bei:
- Aufträgen, deren Wert die jeweils geltenden Wertgrenzen nicht überschreitet
- Oder wenn bestimmte Ausnahmetatbestände nach § 8 Abs. 4 Nr. 1–14 UVgO vorliegen, darunter:
- Kein wirtschaftliches Ergebnis in einem vorangegangenen Verfahren
- Leistungen, die nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden können
- Besondere Dringlichkeit
- Geringfügige Nachbestellungen oder Ergänzungsleistungen
Wertgrenzen im Überblick: VOB/A, UVgO und Bundesländer
Die Wertgrenzen bestimmen, bis zu welchem Auftragswert eine freihändige Vergabe allein aufgrund des Auftragsvolumens zulässig ist — ohne dass besondere Umstände vorliegen müssen. Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue, deutlich angehobene Wertgrenzen.
Bundeswerte seit 01.01.2026
| Regelwerk | Vergabeart | Wertgrenze (netto) | Änderung ggü. Vorjahr |
|---|---|---|---|
| VOB/A § 3a | Freihändige Vergabe (Bau) | 100.000 EUR | vorher: 10.000 EUR (verzehnfacht) |
| VOB/A § 3a | Beschränkte Ausschreibung ohne TNW (Bau) | 150.000 EUR | deutlich angehoben |
| VOB/A § 3a | Direktauftrag (Bau) | 50.000 EUR | deutlich angehoben |
| UVgO § 14 | Direktauftrag (Liefer-/Dienstleistungen, Bund) | 15.000 EUR | befristete Sonderregelung |
| UVgO § 12 | Verhandlungsvergabe (Liefer-/Dienstleistungen) | situationsabhängig | keine feste Wertgrenze |
Länderspezifische Wertgrenzen (Auswahl)
Die Bundesländer können eigene, oft höhere Wertgrenzen festlegen. Hier eine Auswahl der wichtigsten Regelungen (Stand: April 2026):
| Bundesland | Freihändige Vergabe / Verhandlungsvergabe (Bau) | Freihändige Vergabe / Verhandlungsvergabe (Liefer/DL) |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | bis 100.000 EUR | bis 100.000 EUR |
| Bayern | bis 100.000 EUR | bis 25.000 EUR |
| Nordrhein-Westfalen | bis 100.000 EUR | bis 25.000 EUR |
| Niedersachsen | bis 100.000 EUR | bis 50.000 EUR |
| Hessen | bis 100.000 EUR | bis 50.000 EUR |
| Sachsen | bis 100.000 EUR | bis 25.000 EUR |
Hinweis: Länderwerte ändern sich regelmäßig. Prüfen Sie immer die aktuellen Landesvergabegesetze und Verwaltungsvorschriften Ihres Bundeslandes, bevor Sie sich auf die hier genannten Werte verlassen.
Geplante Änderungen: Vergabebeschleunigungsgesetz
Das geplante Vergabebeschleunigungsgesetz sieht eine dauerhafte Anhebung der Wertgrenze für Direktaufträge nach UVgO auf 50.000 EUR vor (aktuell 15.000 EUR beim Bund). Zudem sollen die Wertgrenzen für die Verhandlungsvergabe nach UVgO bundesweit einheitlich geregelt werden. Das Gesetz befindet sich noch im parlamentarischen Verfahren (Stand: April 2026). Mehr zu den aktuellen Schwellenwerten 2026 finden Sie in unserem separaten Leitfaden.
Ablauf einer freihändigen Vergabe: Schritt für Schritt
Der Ablauf einer freihändigen Vergabe ist deutlich weniger formal als bei einer öffentlichen Ausschreibung — aber nicht formfrei. Auftraggeber müssen die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung beachten.
1. Bedarfsfeststellung und Markterkundung
Der Auftraggeber stellt den konkreten Beschaffungsbedarf fest und prüft den Markt: Welche Unternehmen kommen in Frage? Welche Preise sind marktüblich? Eine informelle Markterkundung ist erlaubt und empfehlenswert.
2. Auswahl der Bieter
Der Auftraggeber wählt geeignete Unternehmen aus und fordert sie direkt zur Angebotsabgabe auf. Bei Bauleistungen nach VOB/A sollen mindestens drei Unternehmen angesprochen werden. Bei Liefer-/Dienstleistungen nach UVgO gilt dieselbe Empfehlung.
3. Aufforderung zur Angebotsabgabe
Die Bieter erhalten eine Leistungsbeschreibung und werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Anforderungen können weniger detailliert sein als bei einer öffentlichen Ausschreibung, sollten aber den Leistungsumfang klar definieren.
4. Angebotsabgabe und Verhandlung
Die Bieter reichen ihre Angebote ein. Der Auftraggeber kann anschließend mit einem oder mehreren Bietern verhandeln — über Preise, Leistungsumfang, Termine und Konditionen. Das ist der entscheidende Unterschied zu anderen Vergabeverfahren, bei denen ein Nachverhandlungsverbot gilt.
5. Wertung und Zuschlag
Der Auftraggeber wertet die Angebote nach den festgelegten Kriterien und erteilt den Zuschlag an das wirtschaftlichste Angebot. Dabei müssen alle Bieter gleich behandelt werden.
6. Dokumentation im Vergabevermerk
Auch bei der freihändigen Vergabe muss das Verfahren im Vergabevermerk dokumentiert werden: beteiligte Unternehmen, eingeholte Angebote, Verhandlungen, Zuschlagsentscheidung und deren Begründung.
Unterschied: Freihändige Vergabe vs. Verhandlungsvergabe vs. Direktvergabe
Die Begriffe werden in der Praxis häufig verwechselt. Hier die klare Abgrenzung:
| Merkmal | Freihändige Vergabe (VOB/A) | Verhandlungsvergabe (UVgO) | Direktvergabe / Direktauftrag |
|---|---|---|---|
| Regelwerk | VOB/A (Bauleistungen) | UVgO (Liefer-/Dienstleistungen) | VOB/A § 3a / UVgO § 14 |
| Bekanntmachung | Keine Pflicht | Keine Pflicht (ohne TNW) | Keine Pflicht |
| Mindestanzahl Bieter | 3 (Soll-Vorschrift) | 3 (Soll-Vorschrift) | 1 (ein Angebot genügt) |
| Verhandlung erlaubt | Ja | Ja | Entfällt (formloser Einkauf) |
| Wertgrenze (Bund, 2026) | bis 100.000 EUR | situationsabhängig | bis 50.000 EUR (Bau) / 15.000 EUR (L+DL) |
| Formale Anforderungen | Gering | Gering | Minimal |
| Vergabevermerk | Pflicht | Pflicht | Vereinfacht |
Zusammenfassung der Unterschiede
- Freihändige Vergabe (VOB/A): Der klassische Begriff für Bauleistungen. Mindestens drei Angebote, Verhandlung erlaubt, bis 100.000 EUR netto.
- Verhandlungsvergabe (UVgO): Das Pendant für Liefer- und Dienstleistungen. Funktioniert nahezu identisch, heißt aber anders und hat keine feste Wertgrenze.
- Direktvergabe: Die einfachste Form. Nur ein Angebot nötig, quasi formloser Einkauf. Nur bis zu sehr niedrigen Wertgrenzen zulässig.
Häufige Fehler bei der freihändigen Vergabe
Die vermeintliche Einfachheit der freihändigen Vergabe führt in der Praxis häufig zu Fehlern — sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Bieterseite.
Fehler 1: Fehlende oder unzureichende Dokumentation
Der häufigste Fehler: Der Auftraggeber dokumentiert das Verfahren nicht oder nur lückenhaft. Auch bei freihändigen Vergaben ist ein Vergabevermerk Pflicht. Fehlt er, ist das Verfahren rechtswidrig — unabhängig davon, ob die Vergabeentscheidung inhaltlich korrekt war.
Fehler 2: Immer denselben Anbieter beauftragen
Viele Auftraggeber beauftragen aus Bequemlichkeit wiederholt dasselbe Unternehmen, ohne den Markt zu erkunden oder Vergleichsangebote einzuholen. Das verstößt gegen den Wettbewerbsgrundsatz und kann bei Prüfungen durch den Rechnungshof beanstandet werden.
Fehler 3: Künstliche Auftragsteilung (Splitting)
Auftraggeber dürfen Aufträge nicht in kleinere Lose aufteilen, um unter die Wertgrenze für die freihändige Vergabe zu fallen. Maßgeblich ist immer der geschätzte Gesamtauftragswert. Verstöße können vergaberechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben.
Fehler 4: Keine Gleichbehandlung der Bieter
Auch bei der freihändigen Vergabe gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz. Alle angesprochenen Bieter müssen dieselben Informationen und dieselbe Frist erhalten. Bevorzugungen — etwa durch vorzeitige Informationen an einen „Wunschbieter" — sind unzulässig.
Fehler 5: Wertgrenzen nicht beachtet
Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Wertgrenzen. Auftraggeber, die noch mit den alten Werten arbeiten, riskieren fehlerhafte Verfahren. Bieter sollten die aktuellen Wertgrenzen kennen, um einschätzen zu können, welche Aufträge freihändig vergeben werden dürfen.
Tipps für Bieter: So finden und gewinnen Sie freihändige Vergaben
Freihändige Vergaben sind für Bieter attraktiv, aber auch schwer zu finden — denn sie werden selten öffentlich bekanntgemacht. Mit der richtigen Strategie können Sie diesen Markt systematisch erschließen.
Tipp 1: Beziehungen zu Vergabestellen aufbauen
Da Auftraggeber bei der freihändigen Vergabe selbst entscheiden, welche Unternehmen sie ansprechen, ist Sichtbarkeit entscheidend. Registrieren Sie sich auf regionalen Vergabeplattformen, pflegen Sie Ihr Unternehmensprofil und machen Sie Vergabestellen aktiv auf Ihre Kompetenzen aufmerksam.
Tipp 2: Auf Teilnahmewettbewerbe achten
Manche Auftraggeber schalten auch für freihändige Vergaben einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb, über den sich Unternehmen für den Bieterkreis qualifizieren können. Diese Bekanntmachungen sind oft auf regionalen Portalen versteckt und schwer zu finden.
Tipp 3: Regionale und kommunale Portale überwachen
Freihändige Vergaben und Verhandlungsvergaben werden — wenn überhaupt — auf kommunalen Websites und regionalen Vergabeportalen veröffentlicht. Die manuelle Überwachung von Hunderten solcher Portale ist im Alltag kaum leistbar. Patterno bündelt automatisch Ausschreibungen von über 2.000 Vergabeportalen europaweit — darunter auch regionale und kommunale Plattformen — und findet relevante aktuelle Ausschreibungen passend zu Ihrem Unternehmensprofil, damit Ihnen keine Chance entgeht.
Tipp 4: Schnell und flexibel reagieren
Freihändige Vergaben haben oft sehr kurze Fristen. Wer angefragt wird, sollte schnell reagieren können. Bereiten Sie Standard-Angebotsunterlagen vor, damit Sie kurzfristig ein wettbewerbsfähiges Angebot abgeben können.
Tipp 5: Die Verhandlung als Chance nutzen
Anders als bei der öffentlichen Ausschreibung können Sie bei der freihändigen Vergabe verhandeln. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Klären Sie offene Fragen, schlagen Sie alternative Lösungen vor und zeigen Sie dem Auftraggeber, warum Ihr Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Frequently Asked Questions
Was ist eine freihändige Vergabe?
Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes Vergabeverfahren, bei dem öffentliche Auftraggeber Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordern — ohne öffentliche Bekanntmachung. Der Auftraggeber darf mit den Bietern über Preis, Leistungsumfang und Konditionen verhandeln. Der Begriff wird bei Bauleistungen nach VOB/A verwendet. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach UVgO heißt das vergleichbare Verfahren Verhandlungsvergabe.
Bis zu welchem Wert ist eine freihändige Vergabe nach VOB/A zulässig?
Seit dem 1. Januar 2026 ist die freihändige Vergabe nach VOB/A für Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von 100.000 EUR netto zulässig. Das ist eine Verzehnfachung gegenüber der früheren Grenze von 10.000 EUR. Die bisherige Differenzierung nach Gewerken entfällt — es gilt eine einheitliche Wertgrenze.
Wie unterscheidet sich die freihändige Vergabe von der Verhandlungsvergabe?
Inhaltlich sind freihändige Vergabe (VOB/A) und Verhandlungsvergabe (UVgO) nahezu identisch: Der Auftraggeber wählt Bieter direkt aus und darf verhandeln. Der Unterschied liegt im Anwendungsbereich: Die freihändige Vergabe gilt für Bauleistungen, die Verhandlungsvergabe für Liefer- und Dienstleistungen. Mit der Einführung der UVgO wurde der Begriff „freihändige Vergabe" im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen durch „Verhandlungsvergabe" ersetzt.
Was ist der Unterschied zwischen freihändiger Vergabe und Direktvergabe?
Die Direktvergabe (Direktauftrag) ist die einfachste Form der Beschaffung: Der Auftraggeber kann einen Auftrag ohne jedes Vergabeverfahren direkt an ein Unternehmen vergeben — quasi ein formloser Einkauf. Die Wertgrenzen sind deutlich niedriger (Bau: 50.000 EUR, Liefer-/Dienstleistungen Bund: 15.000 EUR). Bei der freihändigen Vergabe müssen dagegen mindestens drei Angebote eingeholt werden und das Verfahren ist zu dokumentieren.
Wie finde ich freihändige Vergaben als Bieter?
Freihändige Vergaben werden selten öffentlich bekanntgemacht, weil keine Veröffentlichungspflicht besteht. Ausschreibungen in diesem Bereich werden häufig nur auf regionalen Portalen oder kommunalen Websites veröffentlicht. Auf Patterno finden Sie Ausschreibungen von über 2.000 Vergabeportalen europaweit — darunter regionale und kommunale Plattformen — und findet automatisch relevante Ausschreibungen passend zu Ihrem Unternehmensprofil, auch solche aus freihändigen Vergaben und Verhandlungsvergaben.
Muss eine freihändige Vergabe dokumentiert werden?
Ja, auch bei der freihändigen Vergabe ist der Auftraggeber verpflichtet, das Verfahren im Vergabevermerk zu dokumentieren. Dazu gehören die Begründung der Verfahrenswahl, die angesprochenen Unternehmen, die eingeholten Angebote, der Ablauf der Verhandlungen und die Begründung der Zuschlagsentscheidung. Eine fehlende Dokumentation macht das Verfahren rechtswidrig.