subreport, Recherchedienst & Verlags-Portal der subreport Verlag Schawe GmbH

subreport.de ist der Verlags- und Recherchedienst der subreport Verlag Schawe GmbH. Im Gegensatz zur technischen Submissions-Plattform subreport ELViS (subreport-elvis.de) ist subreport.de ein Informations-Portal: Bekanntmachungen werden hier publiziert, indexiert, kategorisiert und über Suche, Suchprofile und E-Mail-Alerts an interessierte Unternehmen verteilt. Die rechtsverbindliche Submission, also der Download finaler Vergabeunterlagen, die Stellung von Bieterfragen und die Abgabe rechtsverbindlicher Angebote, findet außerhalb von subreport.de statt, in der Regel auf subreport ELViS oder einer anderen vom Auftraggeber gewählten Vergabeplattform.

Der Verlag firmiert seit der Gesellschafterumwandlung 1989 als subreport Verlag Schawe GmbH, hat seinen Sitz in Köln-Kalk und ist ein inhabergeführter Fachverlag mit Wurzeln im Bauwesen. Historisch publizierte das Haus seit 1918 Bauzeitungen wie die Erste Westdeutsche Bauzeitung und den Baurat; dieser bauaffine Hintergrund ist bis heute am Profil der über subreport.de veröffentlichten Bekanntmachungen erkennbar.

Rechtlich folgen die über subreport veröffentlichten Verfahren denselben Regimen wie alle deutschen öffentlichen Vergaben: oberhalb der EU-Schwellenwerte GWB §§ 97 ff. mit den dazugehörigen Verordnungen (VgV, Sektorenverordnung, KonzVgV) und für Bauleistungen die VOB/A Abschnitt 2 bzw. 3. Unterhalb der Schwellenwerte gilt die UVgO sowie VOB/A Abschnitt 1. Pflicht zur E-Vergabe und ihre konkrete technische Ausgestaltung wird vom jeweiligen Auftraggeber bestimmt, subreport.de ist davon als Recherche-Schicht entkoppelt.

Technologisch lässt sich subreport.de von typischen Cosinex-, Healy-Hudson- oder RIB-Vergabeplattformen klar abgrenzen: Das Portal ist kein Submissions-Backend, sondern eine redaktionell und maschinell befüllte Datenbank mit Suchfunktion und Alerts. Inhalte stammen aus mehreren Quellen, eigenen ELViS-Verfahren, Bekanntmachungen anderer Plattformen, TED-Aggregation sowie direkt von Auftraggebern eingestellten Inhalten. Die Bedienung erfolgt vollständig browser-basiert; eine eigene Submissions-Software muss nicht installiert werden, weil der Workflow auf der Ziel-Plattform fortgesetzt wird.

Die subreport Verlag Schawe GmbH wurde 1918 von Ewald Schawe in Köln-Mülheim gegründet, als Verlag mit Fokus auf das deutsche Bauwesen. Das erste Periodikum war die Erste Westdeutsche Bauzeitung (1918), gefolgt 1928 vom Bauindustrie-Magazin Baurat. Beide Titel haben das Verlagsprofil als Bau- und Vergabe-Informationsdienst über Jahrzehnte geprägt und erklären den bis heute spürbaren bauaffinen Schwerpunkt des Recherchedienstes unter subreport.de.

Nach dem Tod des Gründers im Jahr 1960 führten seine Witwe und seine Töchter den Verlag fort; seit 1986 leitet Edda Peters das Unternehmen. 1988 zog der Verlag innerhalb Kölns von Mülheim nach Köln-Kalk an die Buchforststraße um. 1989 wurde aus dem inhabergeführten Verlag rechtlich eine GmbH (subreport Verlag Schawe GmbH), die Eigentümerstruktur blieb dabei familiengeführt; das Unternehmen ist bis heute Teil keiner Verlagsgruppe.

Digital wurde subreport ab 1997 mit dem Start des Online-Auftritts unter subreport.de. Vier Jahre später, 2001, ging mit ELViS das eigene elektronische Vergabesystem an den Start. Nach Verlagsangaben werden seither jährlich über 150.000 Bekanntmachungen online publiziert. Auszeichnungen umfassen nach Angaben des Betreibers das Top-100-Siegel (2008) und einen zweiten Platz beim NRW Website Award (2007).

Die Governance des Verlags ist klassisch mittelständisch: Geschäftsführerin, kleines Redaktions- und Vertriebsteam, IT- und Plattformbetrieb am Standort Köln. Kontaktiert werden kann der Verlag per Telefon unter +49 221 985 78-0 (Mo., Do. 08:00–18:00 Uhr, Fr. 08:00–16:45 Uhr) sowie per E-Mail an info@subreport.de. Anders als bei einer öffentlichen Vergabestelle handelt es sich um einen rein kommerziellen Marktakteur; vertragliche Beziehungen zwischen subreport und seinen Kunden (Bietern wie Auftraggebern) richten sich nach den jeweiligen AGB und den gewählten Abo-Modellen.

Im Patterno-Index sind aktuell 19.923 Bekanntmachungen aus dem subreport-Verlagsdienst erfasst (Datenstand 2024-07-23 bis 2026-05-13). Die thematische Verteilung folgt dem traditionellen Verlagsschwerpunkt: 44% Bauarbeiten, 22% Architektur-, Bau-, Ingenieur- und Prüfdienste, 12% Transportmittel dominieren das Bild, Bauarbeiten (VOB-Welt) und Architektur-/Ingenieurleistungen machen zusammen etwa zwei Drittel aller Bekanntmachungen aus. Es folgen Transportmittel und Verkehrsleistungen, Abwasser- und Abfallentsorgung sowie kleinere Anteile in Unternehmens­diensten, IT-Beratung, Software und Bürotechnik.

Die regionale Verteilung ist deutlich westdeutsch geprägt: 23% Nordrhein-Westfalen, 21% Baden-Württemberg, 14% Rheinland-Pfalz. NRW und Baden-Württemberg stellen zusammen rund 44 % aller über subreport.de recherchierbaren Verfahren; Rheinland-Pfalz, Niedersachsen und Hessen folgen mit jeweils 10–14 %. Bayern, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein sind regelmäßig vertreten; die Stadtstaaten Berlin, Hamburg und Bremen sowie die ostdeutschen Flächenländer treten deutlich seltener auf, sie publizieren bevorzugt über eigene Landes-Vergabemarktplätze, evergabe-online des Bundes oder über Vergabe24 in Süddeutschland.

Nach Verfahrensart dominieren auf subreport die klassischen Standardverfahren: 77% Offenes Verfahren, 22% Verhandlungsverfahren, also vor allem offene Verfahren (die mit Abstand häufigste Form) und Verhandlungsverfahren. Nicht-offene Verfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaften bilden kleinere Anteile. Auftraggeberseitig dominieren kommunale Auftraggeber und kommunale Eigenbetriebe (zusammen rund 84 % der Verfahren, bei denen der Auftraggebertyp im Patterno-Index erfasst ist); Bundesbehörden und Landesbehörden treten in eher kleineren Anteilen auf.

Für Bieter bedeutet das praktisch: Wer Bau-, Tiefbau-, Architektur-, Ingenieur- oder Planungsleistungen anbietet und seinen Markt vor allem in NRW, Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz oder Hessen sieht, findet auf subreport.de eine hohe Trefferdichte. Für reine Bundes-IT-Vergaben, Pharma-Rabattverträge oder Verfahren in den östlichen Bundesländern ist die Abdeckung naturgemäß dünner, diese Verfahren erscheinen typischerweise zuerst auf evergabe-online (Bund), DTVP, einem Landesportal oder direkt in TED.

Die Registrierung auf subreport.de ist nach Verlagsangaben kostenfrei und unkompliziert. Pflichtangaben sind Firmenname, Anschrift, Rechtsform, ein Ansprechpartner mit dienstlicher E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie ein selbstgewähltes Passwort. Nach Bestätigung der E-Mail-Adresse über einen Doppel-Opt-in-Link ist das Konto aktiv. Eine Nachweis-Pflicht (Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung, Präqualifikation) besteht in dieser Stufe ausdrücklich nicht, der Zugang dient zunächst nur der Recherche, nicht der Angebotsabgabe.

Direkt nach der Registrierung ist eine eingeschränkte Vorschau auf bis zu zehn Suchtreffer pro Anfrage verfügbar, ausreichend, um den Funktionsumfang zu testen und die thematische Abdeckung zu prüfen. Für den vollen Zugriff auf Volltext-Bekanntmachungen, mehrere parallele Suchprofile, tägliche E-Mail-Alerts und die Bieterdatenbank ist eines der drei Abo-Pakete erforderlich:

• subreport classic, Einstiegspaket für Anwender mit begrenztem regionalen oder fachlichen Suchradius.
• subreport profi, Mittleres Paket für überregionale Recherche und mehrere parallele Suchprofile.
• subreport premium, Größtes Paket mit bundesweiter Abdeckung, mehreren Profilen, E-Mail-Alerts und Zugriff auf die Bieterdatenbank.
• Tagespaket, Pay-per-Use-Option für einmalige punktuelle Recherchen.

Die konkreten Preise werden nach Verlagsangaben individuell ausgewiesen; eine kostenfreie Beratung ist über die Hotline +49 221 985 78-0 zu den Geschäftszeiten erreichbar. Eine elektronische Signatur ist für die Nutzung von subreport.de nicht erforderlich, sie wird erst auf der jeweiligen Submissions-Plattform (z. B. subreport ELViS) verlangt, sofern die dortige Vergabe sie überhaupt vorsieht; seit der E-Vergabe-Reform 2018 ist in vielen Verfahren die fortgeschrittene Signatur in Text- oder elektronischer Form ausreichend (vgl. § 53 VgV, § 13 EU VOB/A).

Für öffentliche Auftraggeber, die ihre Bekanntmachungen über den subreport-Verlagsdienst publizieren möchten, existieren separate Vertragsmodelle; der Standard-Workflow läuft jedoch meist umgekehrt: Auftraggeber legen ihre Verfahren in subreport ELViS oder einer anderen Vergabeplattform an, und die Bekanntmachung wird redaktionell oder per Schnittstelle in den Recherchedienst übernommen.

Viele Unternehmen, gerade Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Architektur- und Ingenieurbüros, kommen aufgrund des bauaffinen Profils mit subreport.de allein bereits weit. Sobald jedoch eine zweite Branche, ein anderer regionaler Markt (etwa ostdeutsche Auftraggeber oder Bundesbehörden) oder spezialisierte Vergabewelten wie Pharma-Rabattverträge ins Spiel kommen, reicht ein einzelner Verlagsdienst nicht mehr aus: Bekanntmachungen verteilen sich auf 4.500+ Vergabeplattformen, von subreport ELViS über DTVP, deutsche eVergabe, Vergabe24, evergabe-online (Bund) bis zu kommunalen Vergabemarktplätzen und sektoralen Bieterportalen (Bahn, Autobahn GmbH, kommunale Energieversorger).

Patterno bündelt subreport.de zusammen mit 4.500+ weiteren Plattformen in einer einheitlichen, KI-gestützten Suche. Statt drei oder fünf Recherchedienste parallel zu betreiben, definieren Bieter ein Suchprofil in natürlicher Sprache (z. B. „Heizungssanierung Bestandsgebäude, Auftragsvolumen 200 k–2 Mio. €, NRW und Rheinland-Pfalz“), und das System liefert tagesaktuell nur die qualifizierten Treffer aus allen Quellen. Patterno ist damit kein Ersatz, sondern eine komplementäre Aggregations-Schicht, gut für Unternehmen, die ihre Reichweite über den klassischen subreport-Korridor hinaus ausdehnen, manuelle Doppel-Recherchen vermeiden und sicherstellen wollen, dass keine relevante Bekanntmachung untergeht.