subreport ELViS, Elektronisches Vergabe-Informations-System

subreport ELViS unter subreport-elvis.de ist die E-Vergabe-Plattform der subreport Verlag Schawe GmbH aus Köln. Das Kürzel ELViS steht für „Elektronisches Vergabe-Informations-System“. Nach Verlagsangaben wurde ELViS im Jahr 2001 in Betrieb genommen und ist damit eines der ältesten produktiv genutzten elektronischen Vergabesysteme in Deutschland. Bis 2008 wurden über die Plattform mehr als 150.000 Bekanntmachungen veröffentlicht; bis heute hat sich ELViS zu einer der reichweitenstärksten kommerziell betriebenen Submissionsanwendungen entwickelt, neben dem Deutschen Vergabeportal (DTVP), Vergabe24 und deutsche eVergabe.

ELViS funktioniert als zweiseitige Plattform: Auf der Auftraggeberseite veröffentlichen Kommunen, kommunale Eigenbetriebe, Stadtwerke, Landesbehörden, kirchliche Träger sowie sektorale Auftraggeber ihre Bekanntmachungen, stellen Vergabeunterlagen bereit, kommunizieren mit Bietern und bewerten Angebote. Auf der Bieterseite recherchieren Unternehmen geeignete Verfahren, laden Unterlagen herunter, stellen Bieterfragen und reichen rechtsverbindliche Angebote über einen virtuellen Projektraum ein.

Technisch ist ELViS eine Java-basierte Webanwendung; die Bieteroberfläche nutzt eine Single-Page-Architektur auf Basis des Google Web Toolkit (GWT), ein Rahmenwerk, das zu Beginn der 2010er-Jahre für aufwendige Browser-Anwendungen verbreitet war. Daraus ergibt sich gegenüber moderneren Plattformen ein etwas anderer Bedienfluss: das Portal verhält sich seitenintern wie eine klassische Desktop-Anwendung. Die rechtlich erforderliche Verschlüsselung der Angebote, die Zeitstempelung und die E-Vergabe-konforme Protokollierung sind vollständig abgebildet.

ELViS erfüllt die Anforderungen der E-Vergabe-Pflicht nach § 9 VgV (Oberschwelle) und § 38 UVgO (Unterschwelle), die seit 18. Oktober 2018 eine durchgängig elektronische Vergabekommunikation oberhalb der EU-Schwellenwerte vorschreibt. Unterstützt werden alle deutschen Vergabearten, vom offenen Verfahren nach § 14 VgV bis zur Direktvergabe nach UVgO. Für Bauleistungen ist die Plattform an die GAEB-Datenstrukturen angebunden, sodass Leistungsverzeichnisse maschinenlesbar ausgetauscht werden können. Die Bieter-Registrierung sowie die Teilnahme an konkreten Vergabeverfahren sind nach § 9 Abs. 3 VgV kostenfrei.

Betreibergesellschaft von ELViS ist die subreport Verlag Schawe GmbH mit Sitz in Köln-Kalk. Der Verlag wurde 1918 in Köln-Mülheim von Ewald Schawe gegründet und veröffentlichte zunächst die „Erste Westdeutsche Bauzeitung“, ein regionales Informationsblatt für Bauwirtschaft und öffentliche Aufträge. Nach dem Tod des Gründers im Jahr 1960 übernahmen Ehefrau und Töchter die Leitung; 1986 trat Edda Peters in die Geschäftsführung ein. 1989 wurde der Verlag in eine GmbH umgewandelt. 1988 war das Unternehmen nach Köln-Kalk umgezogen, wo es bis heute seinen Sitz hat.

Seit 1997 ist subreport im Internet aktiv und hat sich seitdem konsequent auf die elektronische Information über öffentliche Aufträge spezialisiert. Mit der Inbetriebnahme von ELViS im Jahr 2001 vollzog der Verlag den Übergang vom reinen Informationsdienst zur Vergabe-Infrastruktur. Bis 2008 wurden nach eigenen Angaben über 150.000 Bekanntmachungen über ELViS publiziert. Der Verlag beschreibt sich selbst als führender Anbieter „für Dienstleistungen rund um Aufträge der öffentlichen Hand und deren Vergabe“.

Das heutige Portfolio von subreport umfasst drei eng verzahnte, aber funktional getrennte Säulen: erstens den Verlags- und Informationsdienst unter subreport.de mit täglich über 900 neuen Bekanntmachungen, Suchprofilen, Tagesalerts und thematischen Newslettern (Editionen classic, profi, premium); zweitens die E-Vergabe-Plattform ELViS unter subreport-elvis.de für die elektronische Abwicklung von Verfahren; drittens ein Schulungs- und Workshop-Angebot für Vergabestellen und Bieter sowie ein Online-Forum für Auftraggeber.

Rechtlich ist der Verlag ein inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen ohne Beteiligung der öffentlichen Hand und ohne Joint-Venture-Konstruktion. Diese Eigenständigkeit unterscheidet subreport von Plattformen wie DTVP (Joint Venture Bundesanzeiger Verlag/cosinex) oder reinen Landesportalen (in Trägerschaft von Ministerien oder Landes-IT-Dienstleistern). Die Kommunikation mit Vergabestellen und Bietern erfolgt in deutscher Sprache; eine englische Oberfläche steht optional zur Verfügung. Hauptkontakt ist die Geschäftsstelle in Köln (Telefon +49 221 985 78-0).

Im Patterno-Index sind aktuell 16.451 Bekanntmachungen aus subreport ELViS erfasst, Datenzeitraum 2024-07-23 bis 2026-05-13. Damit zählt ELViS zu den wichtigsten kommerziellen E-Vergabe-Plattformen Deutschlands.

Die inhaltliche Verteilung der Bekanntmachungen auf ELViS reflektiert die typische Auftraggeberbasis der Plattform: kommunale Verwaltungen, kommunale Eigenbetriebe (Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Wohnungsbaugesellschaften), Zweckverbände, Landesbehörden, Hochschulen, Klinika und kirchliche Träger. Top-CPV-Kategorien im Patterno-Index für ELViS sind: 35% Bauarbeiten, 35% Architektur-, Bau-, Ingenieur- und Prüfdienste, 9% Abwasser- und Abfallbeseitigung. Geographisch verteilen sich die Veröffentlichungen über alle Bundesländer, mit deutlichem Schwerpunkt auf 23% Niedersachsen, 21% Rheinland-Pfalz, 19% Nordrhein-Westfalen, ein Spiegelbild der historisch starken Vertretung von subreport in Nordrhein-Westfalen und im westlichen Bundesgebiet (Köln-Bonn-Region, Ruhrgebiet, Rheinland).

Verfahrensseitig dominieren 95% Offenes Verfahren, 4% Verhandlungsverfahren. ELViS bildet sowohl Unterschwellenvergaben nach UVgO und VOB/A 1. Abschnitt als auch EU-weite Oberschwellenvergaben nach VgV, SektVO und KonzVgV ab. Auch komplexe Verfahren wie Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, wettbewerblicher Dialog und Rahmenverträge mit mehreren Losen werden über ELViS abgewickelt.

Branchenseitig sind auf ELViS Vergaben aus Bauleistungen (Hochbau, Tiefbau, Sanierungsmaßnahmen, kommunale Infrastruktur) besonders stark vertreten, eine Folge der historischen Wurzeln des Verlags in der „Westdeutschen Bauzeitung“ und der starken Präsenz bei kommunalen Auftraggebern. Daneben finden sich umfangreiche Vergaben aus Planungs- und Ingenieurleistungen (HOAI-Leistungsphasen), Architekturwettbewerben, kommunalen Dienstleistungen (Reinigung, Catering, Sicherheit, Logistik, Winterdienst), Lieferleistungen (Fahrzeuge, Möbel, IT-Hardware), Entsorgungs- und Abfallleistungen sowie IT- und Digitalisierungsprojekten für Verwaltungen. Für Pharma- und Healthcare-Bieter sind Vergaben kommunaler Krankenhäuser und kirchlicher Klinikträger relevant; für Bau-Unternehmen sind kommunale Hochbau- und Tiefbaumaßnahmen charakteristisch.

EU-weite Bekanntmachungen werden parallel im TED-Portal der Europäischen Union veröffentlicht, ELViS fungiert dabei als nationale Submissionsplattform, während TED die EU-weite Transparenzanforderung nach § 40 VgV erfüllt.

Die Bieter-Registrierung auf ELViS erfolgt selbstständig über das Online-Formular auf https://www.subreport-elvis.de. Erforderliche Pflichtangaben sind Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Hauptansprechpartner mit dienstlicher E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie ein selbstgewähltes Benutzername-Passwort-Paar. Nach Eintragung erhält der Antragsteller einen Doppel-Opt-in-Link an die angegebene E-Mail-Adresse; nach Bestätigung ist das Konto aktiv. Eine separate Identitätsprüfung oder die Vorlage von Gewerbenachweisen ist für die Registrierung selbst nicht erforderlich, die Eignungsprüfung erfolgt verfahrensindividuell durch die jeweilige Vergabestelle.

Ein einmal angelegtes Bieterkonto kann für beliebig viele Verfahren auf ELViS verwendet werden. Wer als Interessent an einer konkreten Bekanntmachung teilnehmen möchte, muss sich pro Verfahren ausdrücklich als Interessent registrieren („Teilnahme melden“), nur dann erhält er automatisch Bieterauskünfte, Bekanntmachungsänderungen und Fristverlängerungen. Diese verfahrensspezifische Anmeldung ist auch eine rechtliche Voraussetzung, um sich später bei Verfahrensrügen oder Nachprüfungsanträgen auf die Kenntnis bestimmter Vergabeunterlagen-Stände zu berufen.

Für Auftraggeber-Konten gilt ein separater, kostenpflichtiger Onboarding-Prozess: Öffentliche Stellen schließen einen Service-Vertrag mit subreport ab und buchen eine ELViS-Lizenz, die nach Anzahl der Vergabeverfahren oder als Flatrate berechnet wird. Auftraggeber werden in der Regel durch das subreport-Team geschult und bei der erstmaligen Veröffentlichung begleitet. Bieter-Konten und Auftraggeber-Konten sind technisch und organisatorisch getrennt; ein Wechsel der Rolle ist nicht vorgesehen.

Die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle erfolgt ausschließlich innerhalb des virtuellen Projektraums eines konkreten Verfahrens, telefonische oder per E-Mail außerhalb des Projektraums geführte Vorabsprachen sind im Vergaberecht unzulässig und können zum Verfahrensausschluss führen. ELViS dokumentiert jede Kommunikation revisionssicher mit Zeitstempel und Zustellbestätigung, was den Anforderungen an Transparenzgebot und Gleichbehandlungsgrundsatz aus § 97 GWB entspricht.

subreport ELViS ist eine bedeutende, aber nicht die einzige E-Vergabe-Plattform im deutschen Markt. Öffentliche Auftraggeber wählen ihre Plattform abhängig von Bundesland, Verwaltungseinheit, Branche und vorhandenen Service-Verträgen. Viele Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister und Planungsbüros müssen daher parallel auf 5 bis 15 verschiedenen Portalen recherchieren, um ihren Markt vollständig abzudecken: ELViS für kommunale und kirchliche Auftraggeber im Rheinland und in NRW, dazu DTVP für bundesweite Verlagsausschreibungen, Landesportale wie Vergabe24 (Staatsanzeiger BW), eVergabe NRW oder Vergabemarktplatz Brandenburg, sowie spezialisierte Plattformen für Deutsche Bahn, Autobahn GmbH oder Krankenhausverbünde.

Patterno löst diese Fragmentierung als Meta-Suchschicht über den deutschen Vergabemarkt: Wir indexieren subreport ELViS gemeinsam mit über 4.500 weiteren Portalen, von TED über die kommerziellen Plattformen DTVP, deutsche eVergabe, iTWO Tender und Vergabe24 bis zu allen wichtigen Landes- und Kommunalportalen. Die KI-gestützte Profilsuche versteht das Geschäft eines Bieters semantisch und liefert tagesaktuell qualifizierte Bekanntmachungen, portalübergreifend, in einer einheitlichen Inbox.

Patterno ersetzt subreport ELViS nicht: Wer ein Angebot abgeben möchte, tut dies weiterhin direkt im virtuellen Projektraum auf subreport-elvis.de (so verlangt es § 9 VgV, die Angebotsabgabe muss auf der vom Auftraggeber gewählten Plattform erfolgen). Patterno reduziert ausschließlich den Recherche-Aufwand vor der Angebotsentscheidung, von „täglich 5 bis 15 Portale durchklicken“ zu „eine KI-kuratierte Inbox mit passenden Treffern aus allen relevanten Quellen“.